ビジネスチャット時短革命メールは時間泥棒メールを48.6%も減らす働き方

テレワーク時代の新たな働き方をサポートするツールとしてのビジネスチャットを組織やチームに導入するための方法を解説。チャットやオンライン会議を根付かせテレワークやリモートワークを活用した働き方の新時代に欠かせない1冊。

個人のLINEを使うのはコンプラ違反！？

「ビジネスにチャットを導入する」と言うと、「ふだんから使っているLINEでいいじゃん！」と答える人がいます。ここではプライベートで使っているLINEのビジネス利用について考えてみましょう。

メールのやりとりに慣れきっているせいか、新たにビジネスでチャットを使うことに抵抗を示す人は少なくありませんが、そんな人もたいていはすでにプライベートでチャットツールに慣れ親しんでいるものです。その代表格が、LINEやFacebookメッセンジャーなどのSNSツールです。これらのツールは、いったん「友だち」としてつながれば相手のメールアドレスを入力せずに気軽にメッセージをやりとりできます。相手がメッセージを読んだかどうかわかる「既読機能」や、豊かな感情を表現できる絵文字やアイコン、そして何よりカジュアルなコミュニケーションがテンポよく交わせる快適さが人気の理由でしょう。最近ではチャットツールを使って飲み会の割り勘払いの精算を行ったり、マンガや音楽のコンテンツを共有しながら意見交換したりすることも可能になり、ますます便利になりました。

近年のITサービスは、コンシューマー（一般消費者）向けのサービスが先行して登場し、その後にビジネス向けに提供されるという流れが主流です。SkypeのあとにSkype for Businessが提供されたのも、LINEからビジネス版であるLINE WORKSが生まれたのも、コンシューマー向けサービスが先行してビジネス向けサービスがあとから来たパターンです。

ビジネスの現場で個人利用のLINEアカウントを使うのは完全にNGです。きちんとアプリを分けるなどしてしっかりした管理体制で利用しましょう。一般向けのサービスとは違い、ビジネス向けのチャットアプリだと必要な機能がきちんと備わっていて扱いやすいのが特徴。メールよりもスピーディーで活用すればかなりの時短に。

まだまだ進化が続くオンライン会議の将来

テクノロジーの進化はとどまることを知りません。オンライン会議もその例外ではなく、新機能が続々と追加されていきます。このセクションでは、かつて私もかかわっていたTeamsなどのツールの直近の機能進化について紹介していきます。ほかのツールでも続々と新機能が追加されていくと思います。

AI認識による背面ぼかし（Teamsで現在提供中）

ビデオをONにしたときに、認識した人間以外の背景をぼかしてくれる機能が「背面ぼかし」です。これがあれば自宅からオンライン会議に参加した際でもプライバシーをしっかり守れます。Zoomにも背面画像をカスタマイズできる機能があるので、映ってほしくない背景を隠せます。

テレビューティープロジェクト

この「テレビューティープロジェクト」は、私がマイクロソフト在籍時にかかわったプロジェクトです。資生堂のメークアップアプリとSkype for Businessを連携させたもので、オンライン会議の画面に映った顔に自動的にメークを施すほか、顔色の補正や顔以外の部分をぼかす機能などが搭載されています。顔の動きにリアルタイムで連動するため、実際にメークをしているように感じられます。これにより、オンライン会議に参加するためにわざわざ化粧をする必要もなくなり、また自動メークのタイプを切り替えれば普段しない化粧スタイルも気軽に試せるので、楽しみながら会議に参加できるようになります。

議事録の文字起こし（Teamsで提供予定）

この機能は、会議室の真ん中に設置した360度撮影できるWebカメラでオンライン会議を録音することで、誰が何を話したのかを自動認識し、その発言内容を文字にして表示してくれる（書き起こしてくれる）ものです。人物の認識や言語の把握、文字起こしにはAIが使われています。録画された映像はMicrosoft Streamに保存され、スマートフォンでも視聴できます。たとえば「気になる部長の発言部分だけを確認する」といったことも可能です。現在は英語でのみ提供中ですが、今後は日本語にも対応していくでしょう。この文字起こしや議事録作成はほかのオンライン会議サービスでも提供されると予測しています。

一般消費者向けのSkypeはマイクロソフトのHoloLensに対応していましたが、今後はOculus社のVRゴーグルなどに対応するオンライン会議サービスが増えていくと思います。専用端末を装着し、あたかも会議室の中にいるかのように没入することもできるかもしれません。また、自分のアバター（化身）が会議に参加するという機能もそのうち各社のツールで実装されていくでしょう。

このように、オンライン会議サービスは日進月歩で進化しつづけています。オンライン会議サービスを積極的に利用することで、最新のテクノロジーを堪能できれば一石二鳥ですね。

ビジネスの現場で欲しい機能がどんどん追加されていくオンライン会議アプリの機能。導入時の壁を乗り越えればかなりの生産性アップにつながるはず。もう顔を合わせてミーティングするのはよっぽどの時だけ。メールや電話などの時間泥棒に悩まされる時代はもう終わりです。

ビジネスチャットなど身近になってきたビジネスツールを紹介しながらその活用方法を解説。オンライン会議も捗るようにカバー。古臭い働き方の慣習から抜け出し新たな一歩を！

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