1日5分ミニノート仕事術｜山崎城二｜51Blog｜仕事のゴチャゴチャが解決するシンプルな仕組み

1日5分ミニノート仕事術｜山崎城二｜仕事のゴチャゴチャが解決するシンプルな仕組み

2023年1月14日

毎日たった5分、用意するのは1冊のノートだけ。時間もお金もかからないコスパの良い簡単な方法で、新社会人などが成長する「仕組み」として最適！？

「ミニノート仕事術」であなたも変身できる

「そもそも、ミニノートってどんなノートなの？」

そんな疑問を持った人も少なくないと思います。

それはそうですよね。まずは、実物を見ていただいたほうが早いでしょう。次の写真を見てください。

ノート自体はどこの文具店やコンビニエンスストアなどでも売っているＢ７サイズの小さなメモ帳です。開くと、日付や今日やるべき仕事などがびっしりと書き込まれています。終わった項目にはチェックが入っていますね。「なんだ、ただのスケジュール帳じゃないの？」「ああ、ＴＯＤＯリストね。パソコンのソフトを使ってるよ」

そんなふうに思ったあなたにこそ、この本を読んでほしいのです。「目からウロコが落ちた」と言ってくださる方がたくさんいます。このミニノートは単なるスケジュール管理やＴＯＤＯリストとは、ひと味もふた味も違うスグレモノなのです。

「ミニノート仕事術」を活用すると、仕事が整理され、やる順番や終わった仕事、残りの仕事がハッキリします。このように、仕事の状況がスッキリしていると、何をすべきかがいつもわかりますから、仕事への集中力が高まります。

断言しましょう。１日たった５分、ミニノートを活用すれば、あなたの仕事ぶりが劇的に変わります。

私がミュージシャンからいきなり１８０度も違うビジネスの世界に飛び込んだにもかかわらず、スピード成長でき、今日まで楽しく仕事を続けてこられたのは、このミニノートのおかげなのです。だからこそ、私は若い皆さんにこの仕事術をお伝えしたいのです。

私がサラリーマンになってしばらくは毎日が混乱の日々でした。会社勤めの経験はまったくありませんでしたから、仕事の能力が低く、スピードが遅かったので全然終わらないのです。終わらないから余裕がない、余裕がないから失敗する、失敗するから怒られて自信を失う。そんな悪循環に陥っていました。そう、典型的な使えないヤツだったのです。

ところが、ミニノートに日々の業務を書き出し、その通りに実践するようにしたところ、やるべきことが明確になり、仕事に集中できるようになりました。「忘れている仕事はないか？」「仕事が期限までに終わるか？」など、いつも不安ばかりが先に立っていたのがウソのようでした。それからは仕事の効率を高める方法がだんだんとわかるようになり、仕事のスピードも処理量も見違えるほど向上していきました。

ミニノートの活用術。アナログ派な人にはおすすめの仕事管理の方法としてこんなのもあるよと頭の片隅に置いておくと良い。お金もノート一冊分だけなのでコスパも良くお金のかけられない新社会人などにも向いています。

ミニノートを活用した管理職のケーススタディ

最後に、管理職のミニノート活用例について紹介しましょう。

Ｄさんは、フランチャイジー飲食店やアミューズメント施設などを展開する成長企業の本社管理部門で管理課長を務めています。

管理部門は慢性的な人手不足で、仕事は遅れがち。連日の残業や休日出勤が常態化していました。管理部門の社員は疲れ切っていて、他の社員に気を配る余裕もなく、部署の雰囲気も悪かったそうです。効率化が必要でした。

手始めとして、 12 人いる管理部門の社員やパート社員に、誰が、どんな仕事を、どれだけの時間をかけて行っているのかを「ミニノート」に書き出してもらって、業務分析をすることにしました。

ミニノートの左上に日付を書き、 30 分単位でやった仕事の内容と量、所要時間をこと細かに書き、毎日帰る前にノートのコピーをＤさんに提出してもらうのです。これを１週間続けました。

Ｄさんには、提出されたノートのコピーをエクセルに入力し、データ化してもらいました。データ化と言っても、日付、担当者名、業務区分（総務、人事、経理、庶務、店舗管理など）、業務内容、所要時間に分けて単純にデータを入れていくだけです。

データ分析からわかったのは、経理と店舗管理の業務に突出して多くの時間がかかっていること、部員がいろいろな業務区分の仕事を受け持っていて整理されていないこと、仕事の作業量に個人差のあることなどでした。

そこで、新たな組織図をつくって業務を割り振りし、誰がどの業務をするのがよいのかを検討しました。さらに、業務の方法や書類、パソコンシステムなどについても業務改善していくことになりました。

ミニノートを活用した業務分析は、Ｄさんに課長としての自覚を促すきっかけにもなったようです。

このケースは管理職の場合だがはっきり言って管理職になるまでに自身の管理を行う方法を確立していないのはお話にならない。そんな人間に管理職を任せる会社はどうかしている。なので始めるなら社会人になりたての時にこういった書籍を読んで自分なりに試行錯誤する必要がある。

最近ではデジタルツールが浸透していて会社に入社した時からslackやらNotionやらを使わされる場合も多いだろう。入った会社によってはそうしたツールを導入していない場合もあるので、そういった場合に自己管理術の一つとして覚えておく程度で良いかと。

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