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ビジネスは30秒で話せ!|ケビン キャロル,ボブ エリオット

ビジネスではプレゼンやコンペ、新しいビジネスプランの発表など複数人の人を相手に簡潔に話し、理解を得ることが必要な場面は多い。目的を達成するためにはただ簡潔なだけではダメ。聞き手にとってメリットのある情報を与えた時、初めてプレゼンは成功したと言えるのです。そんな聞き手を唸らすプレゼンテクニックをどうぞ。

人生、常に本番

人生は常に本番である。エレベーターの中だろうと、廊下を歩いていようと、電話会議だろうと、壇上でのスピーチだろうと、いつでも自分の言いたいことをハッキリ伝えられるように普段から準備しておこう。フォーマルな場でのスピーチなら、「時間をかけて事前に自分の考えや話を準備しよう」と誰でも思うだろう。だが実際には、〈突然話を求められるカジュアルな場〉に数え切れないほど出くわすのではないか。その時に備えて、常日頃からちょっと時間を割いて自分の考えをまとめておきたいものである。先のA氏のケースでは、準備にそれほど時間はいらなかっただろう。5分も考えれば、何か面白い話がすぐに浮かんだはずだ。皆の心にグッとくるような有名なフレーズを思い出せたかもしれないし、彼女が退職するとなぜ皆が寂しくなるのか、その理由を三つ書き留められたかもしれない……。あれもできたし、これもできたはずなのに、なぜできなかったのか。ただ、常日頃の心構えと準備がなかったからである。

よく有能なリーダーと社員の一人とエレベーターのなかで一緒になった際、30秒という短い時間の会話のなかで自分や仕事内容のアピールできた方がいいなんて聞く。逆にそのような状況でも優れたリーダーは部下の細かいところまで見ているということ。ぜひ会社にいるときはエレベーターの中とはいえ油断しないように。

シンプル・イズ・ザ・ベスト

私たちの脳がメッセージ攻撃に遭っているのは明らかだろう。そして残念だが、みなさんは、このコミュニケーション不協和音の中で、自分の主張を確実に相手へ伝えなければならないのである。では、どうすればいいのだろうか?

◎話を簡潔にする。

◎自分の言いたいことをしっかり理解して、それをできる限り簡潔に話す。

──これに尽きる。準備不足や不安から必要以上のことを言わずにはいられない人は、今すぐそれを 止めること。「たくさんの情報が詰まっている=よい情報」ではない。米国史上最も有名なスピーチと言われるリンカーン大統領による「ゲティスバーグ演説」は、たった272語だ。これに対し、最近の某大統領候補による演説について、ニューヨーク・タイムズ紙はこう皮肉っている。 「(彼の今回の言葉は)これまでに何年も聞かされてきた長ったらしい言い回しの中でも、一番クドクドした言い方で物事を曖昧にするという戦略を完璧なまでに成功させている」みなさんが話す相手の一般的な人たちは、〈アリのようにちっぽけな集中力しか持ってない〉(筆者の集中力も然り)と心に留めておこう。とにかくメッセージは簡潔にする。そうすれば相手の頭に残るチャンスが大きくなる。ここで面白いクイズを一つ。次の文章を簡潔にしてみよう。みなさんならどう表現するだろうか。 炭素で構成された物質から生じる可視性スモークが表徴するのは急迫した大規模災害だ。 答え:煙のあるところには火がある。(日本では「火のないところに煙は立たぬ」)

有名な演説でも聴衆を引き付けるために必要なのは簡潔であること。リンカーンの演説しかり。普段から物事を簡潔に話す訓練をしていないとだらだらと喋り続けることになってしまうので、最小限の語数で表現する習慣をつけましょう。

コミュニケーションを妨げるトップ10

  1. 自分が何を伝えたいのかを頭の中で明確に理解していないのに話し始める。だから、同じことを繰り返しがちになり、聞き手を混乱させる。
  2. ダイヤモンド・モデルを使わずに話す。だから、話の内容がごちゃ混ぜになってしまい、聞き手がついて行けなくなる。
  3. 聞き手にとって何がメリットなのかをハッキリと示さない。だから、話し手の主張に耳を傾けることに価値があると聞き手が思わない。
  4. 長々としゃべり過ぎたり、本題からズレたことを話す。だから、聞き手が退屈して関心を失う。
  5. 業界用語や専門用語を使い過ぎる。だから、聞き手が話し手の言うことを理解しようとしても理解できない。
  6. アイコンタクトをあまり、または全然取らない。だから、聞き手が対話に参加せず、聞き手とつながることができない。
  7. エネルギーなくボソボソと話したり、単調に話す。だから、聞き手が話に注意を向けず、他のことを考え始める。
  8. 顔の表情があまりない。だから、「この人の話を聞きたい」と思われるような興味ある存在になれず、聞き手が耳を貸すのを止めてしまう。
  9. 早口で話し過ぎる。だから、聞き手が話について行けなかったり、何か言いくるめられているような気になる。
  10. たとえ話や個人的な体験など話をイキイキさせる工夫がない。だから、メッセージが聞き手の記憶に残らない。

このようにコミュニケーションを妨げるものの特徴を知っていればそれに注意するだけでだいぶ危険を回避できる。ぜひ意識して会話に取り組んでみてほしい。

短い時間で完結に自分の思いやプレゼンの内容を相手に届けることは、近年働き方が変わっていくなかで重要なスキルとなっています。読んだだけではダメなので、実践して日常に落とし込むよう心がけてみましょう。

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