やめるだけで成果が上がる仕事のムダとり図鑑｜岡田充弘｜51Blog｜誰もがやってしまいがちな「仕事のムダ」70

やめるだけで成果が上がる仕事のムダとり図鑑｜岡田充弘｜誰もがやってしまいがちな「仕事のムダ」70

2023年3月31日

仕事の無駄は何故やめられないのか？破綻寸前の会社をムダとりによって再生することに成功した著者。誰もが陥る仕事の無駄を70個列挙し、それを取り除く方法を解説します。

手書きのメモをやめられない

手書きのメモは速記性に優れ、紙とペンさえあればいつでもどこでも情報入力することができます。なかにはそのへんにあった紙ナプキンやチラシなどにメモをする人もいるでしょう。

しかし、そのような手書きメモが、その後活用されることはあまりありません。私はこれまで、このような手書きメモが放置されたままになっているケースを散々見てきました。

じつは「紙にメモをとる」行為が、日ごろの情報管理を難しくしていることに、多くの人は気づいていません。

● 手書きメモのデメリット

手書きのメモをほかの目的で利用するときは、ＰＣに転記するか、スキャンするなどして、デジタル化する必要があります。

また、手書きのメモは、時系列や分類別にきちんと整理しておかないと、あとから齟齬や漏れが生じやすくなります。

さらに、ペンや消しゴム、書いたメモをまとめるためのファイルやノート、それらを保管するための場所も必要になります。

そして、後日そのメモが不要になれば、捨てるという行為も発生します。その量が多ければ、捨てるコストもかかります。

つまり、手書きメモを残すということは、あなたの未来の時間やお金を奪う“負債”を背負うことでもあるのです。これは多くの人が見落としがちな手書きメモのデメリットです。

● メモはスマートフォンで

以上の理由により、私は外出先などで必要にせまられた場合には、できるだけスマホでメモをとるよう心がけています。

私が利用しているのは、スマホに標準装備されているメモ帳や音声記録アプリなど、シンプルで素早く使えるものです。

スマホに記録したらそのまま自分宛にメールを送信するか、クラウド上で同期するようにしておけば、その後のタスク化まで速やかにつなげることができます。

メモはスマホで！僕は数年前から「Notion」という多機能なメモアプリを使ってメモをとるようにしています。メモに必要なあらゆる機能が備わっており使い方さえ覚えて仕舞えばメモの管理が捗るように。

スキマ時間を活用できていない

よく、電車内や駅のホームで、ボーッと立っている人を見かけます。もちろんそれが悪いわけではありませんが、１日の動きを意識すると、スキマ時間は意外とたくさん存在し、使い方しだいでは多くの仕事を処理できることに気づきます。

身近なところでいうと、交差点の信号待ちや、スーパーのレジや病院の診察の待ち時間などもそうかもしれません。

私はあまりボーッとできない性分ということもあり、そういったスキマ時間があると、何か前倒しできる作業に有効活用しようという思考が働きます。

こういった思考習慣が身につくと、日々の仕事はかなり効率的になります。

● 外出時のスキマ時間はメール処理の絶好の機会

ノートＰＣが普及する以前、オフィスはデスクトップＰＣが占めていましたが、そのせいで「外出先から戻ってくると大量のメールが届いていた」といった、ウンザリするような状況が多々ありました。

しかし、スマホの登場により、スキマ時間のあり方は激変しました。その最たるものがメールでしょう。メールアプリを入れて設定しておけば、ＰＣと同じ環境でメールの送受信が可能になります。

私の場合は、個人のアカウントも仕事のアカウントもすべてＧメールで管理しているので、公私分け隔てなく、スキマ時間で雑務をバッサバッサ片づけています。

ただし、Ｇメールの利用環境や運用ルールは、会社ごとにセキュリティ上の事情がありますので、一度担当者に確認してみてください。

スキマ時間でのメール処理は、通常時と違いじっくり文章を作成する時間はありません。ですから、下記のように優先順位をつけます。

メールはなるべく短い文章で記載し、あとからタスク管理に使えるよう、Ｂｃｃに自分の宛先を入れておくといいでしょう。

最近、スマホのアプリも高機能化していてわざわざPCを開かなくてもスマホで仕事を完結することができるようになっています。こういったものを活用していけば隙間時間も仕事の消化が可能になります。

仕事効率化をムダとりによって叶える書籍。仕事のシーンごとに無駄を列挙し徹底的に解決策を提示します。ひとつひとつを潰していけば自然と仕事効率化につながることでしょう。

※この書籍はKindle Unlimited読み放題書籍です。月額980円で和書12万冊以上、洋書120万冊以上のKindle電子書籍が読み放題になるサービスが初回30日間無料となっております。PCの方はサイドバーのリンクより、スマホの方は下の方へスクロールしていただければリンクが貼ってありますので興味のある方はどうぞ。なお一部の書籍はキャンペーンなどで無料になっていて現在は有料となっている場合もありますのでその場合はあしからず。