たとえばサブタイトルにもある「まずは挫折・失敗・サボりを計画せよ! 」。うまくいく結果ばかりに目を向けるよりも、あなたのプランに、挫折や失敗の可能性をあらかじめ折り込み、事前の策を立てておけば、三日坊主になることはありません。しかも「“あえて"失敗する日、サボる日」をスケジュールに入れておけば、すばらしい結果を得られるのです。
自分の1日の全ての行動のログを取る
あなたが自分の事前準備・段取り・スケジューリングをする力を改めて伸ばしていきたいと思ったその日から、トライしてほしいことがあります。それはログを取ることです。最初の2週間で、あなたが仕事や日常生活を送るうえで行っているあらゆる作業にどれくらいの時間がかかっているのか測っていってください。それがあなたのモノサシになります。
朝起きてから家を出るまでにどれくらいの時間がかかっているか？朝食を作り、コーヒーをのみ、食べ終わるまで何分か？髪の毛のセットや歯磨きなど身支度に何分かかるか？など。会社に着いたら、最初の仕事に取るかかるまでどのくらいの時間を要するか？1日に何回メールチェックするか？企画書を仕上げるのにどのくらいの時間がかかるのかなど。普段の行動を事細かにログをとれば、何にどれくらい時間が必要か自分なりのモノサシができます。それさえ把握していたら、きちんとした見通しのもとで段取りを立てることができるようになります。
あれもこれもできると思い込む誤解
私の1日のスケジュールには非常に細かく書き込みがある時間帯と、まったく余白となっている時間帯があります。そして、1つの時間の枠では、基本的に1つの作業しか行いません。私が大切にしている段取りの基本は、やるべき1つのタスクに対して自分の物差しで測った必要な時間を先に確保し、その時間内で終わるよう集中するというサイクルです。
シングルタスクで物事を片付けていくのは、人間の処理能力を考えると合理的です。自分ではマルチタスクで物事をさばいているつもりでも結局はシングルタスクの集合体です。世間ではマルチタスクで仕事をこなすのがかっこいい的な風潮がありますが、マルチタスクは作業効率を40%低下させ、シングルタスクに比べて作業時間が50％長くなり、作業ミスが50%増加するなんてデータも。あれもこれもできると思い込み、安易にマルチタスクを行うのは返って作業効率が悪い場合もあるので要注意です。
シングルタスクで物事を処理していく時に有効なのは15分単位で物事を処理する「タスクフォース」を試してみよう。タスクフォースとは、1週間で勉強のために何時間使うか、目標を小さなタスクに分けて進んでいく方法で、「15分単位で1つの作業を片付ける」ことを1つのタスクと捉え、集中していくやり方です。15分集中してタスクをこなしたら、2〜3分軽いストレッチなどをして体をほぐしたりトイレに行ったりして休憩します。リフレッシュして次のタスクへと移行していきます。
誰も知らないTo Doリストの正しい使い方
もし、あなたが仕事の効率化や計画性を高めるためにTo Doリストを使っているなら、明日からやめてしまいましょう。というのも、To Doリストには、箇条書きにした項目のうち41%が決して実行されることのないwishリストとなってしまうという難点があるからです。
書き出されたTo Doリストの項目のうち50%はその日のうちに実行され、その多くは1時間以内に完了しているなんてデータも。なぜか？それは書き出した項目の中から重要なものからではなく、実行しやすいものから手をつけているからです。なので重要な項目が実行されないまま1日が終わることさえあります。これを回避するために僕は、重要度の高い3つの項目以外は一旦やらないことリストにぶち込んでしまい、重要な項目がひとつ終わるごとに、新たに項目を3つ選び直します。そうすることで、重要な案件が先延ばしされることを防ぐことができます。
一旦つまずくと、自暴自棄になってしまうという落とし穴
「どうにでもなれ効果」はいったん段取りやスケジュールが崩れると、自暴自棄になってしまう心理状態を指しています。たとえば、「ダイエット中だからケーキは食べない」と決めたのに、ランチの後に先輩がケーキを注文してくれて、断れずに食べてしまった。今日はもう台無しだからいいやと夜の飲み会で、ビールを飲み、唐揚げを食べ、ラーメンで締めて帰ってきた‥‥というような現象です。
目標が短期的だったり失敗を許容する状況ができていたり、目標が禁欲的だったりするとこのような状況に陥りやすい。ダイエットなどを長く続けようと思ったら、ログを取ることをオススメします。食べたもののカロリーを検索できるサイト『カロリーSlism』などを利用して1日の摂取カロリーを計算してみましょう。食べすぎた日のログも残ることになるので、戒めになります。
スケジュール管理や計画が苦手な人に送る計画倒れにならないための計画術。挫折や失敗、サボりまでも計画に折り込みせっかく立てた計画をきちんと実行できるように持っていくためのノウハウが詰まっています。
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