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ロジカル・ライティング 論理的にわかりやすく書くスキル|照屋華子

論理的でありながら視覚にフォーカスして誰にでもわかるようにビジネス文書等を作成する方法を伝授。「ロジカル・シンキング」の著者がおくるライティングの実践本。

テーマの確認

ここでは、「現状はどうなっているのか?」という問いを、「そもそも何が起きたのか?」「顧客の要望は何か?」の 2 つに分けている。こうしてテーマを「問い」に置き換えてみると、まず、自分が書きたいこと、書けることを書くのではなく、「『問い』に答えること」が必要だと、改めて自覚できるのではないだろうか。さらに、テーマを「問い」に置き換えることによって、いくつの答えを用意すべきで、どの「問い」に主眼を置いて答えを用意すればよいかを把握することができる。もちろん、「製品 X の現状報告」というように、テーマがはじめから絞り込まれ、答えるべき「問い」が「製品 X の現状はどうなっているのか?」の 1 つのみ、というケースもある。一方、テーマが上記のように複数の「問い」に置き換えられるときもある。その場合、これから見ていくように、期待する反応、書き手、読み手を確認しておけば、どの「問い」が特に重要なのかを考察できる。

テーマである問いにさらに問いを設けて見ると自分の書けることではなく問いに答えることにシフトチェンジしなければならないだろう。テーマを問いにかえることで特に重要な問いに答えていくことができるし、答えを持ち合わせていなければ調べるという手順を踏む必要が出てくるかもしれない。

ロジカル・シンキングとツー・カー・コミュニケーション

「今のご時世、ロジカル・シンキングをして説得力のある説明をすることは、営業活動で不可欠になっている。と同時に、営業の現場では、お客様が出したちょっとしたサインを捉えて、お客様の聞きたいこと、知りたいことを即座に返せる──。そんな、スピード感あふれるコミュニケーションも大事。この 2 つはどちらも重要なのだが、どうも相反するようにも見える。両者の関係やいかに?」。某社の営業部門のリーダーの方からこんな質問をいただいた。相手の知りたいことをすぐさま答えるスピード感あふれるコミュニケーションを、「ツー・カー・コミュニケーション」と呼ぶとする。この「ツー・カー・コミュニケーション」とロジックやロジカル・シンキングは、確かに一見、水と油のようだ。だが、実は 2 つは根っこの部分でつながっている。 論理パターンでは、複数の要素を縦にSo What?/Why So?、横にMECEに組み立てていく。どうも話がかみ合わないとき、相手の求める情報と、こちらの差し出す情報の、縦と横の位置関係がずれていないだろうか。例えば、サービスを提案する場合、顧客はそのサービスによって業務の質も高めたいと感じているのに、効率面のメリットばかり説明してしまう。あるいは、論理パターン上の結論やそれを直接支える 2 段目の要素にしか関心のない顧客の役員に、 3 段目や 4 段目の細かな情報を長々説明し、見事空振り、といった具合に。縦と横の感覚を養うことが大切だ。縦横の法則で情報を整理できるようになると、相手の問いかけや話の断片から、「効率と効果の両面を訴求せねば」とMECEに考えて説明を軌道修正するようになる。また、「今は個別具体的な話はお呼びでない。 2 段目の、より統合された情報が必要だ」とか、逆に「 3 段目の具体論が必要だ」と縦の階層を考えるようになる。こうなれば、相手の「ツー」という一言をヒントに、求められる情報を「カー」と返せる。ロジカル・シンキングと「ツー・カー・コミュニケーション」は水と油にあらず。ロジカル・シンキングへの習熟は、「ツー・カー・コミュニケーション」の達人への道でもあるのだ。

説得、交渉力を培う為に必要な能力を示してくれる。求められる情報を自分の引き出しから即座に出せるように普段からインプットは欠かさずにいなければならない。求められる問いの回答に必要な知識が不足していれば補う方策が必要だ。

セルフエディティングのためのチェックリスト

導入部の組み立て

◎文書の冒頭に導入部があり、そこで、必須要素であるテーマと読み手に期待する反応を明示してあるか。

◎必須要素の他にも必要な要素があれば、それらを説明してあるか。

・テーマ設定の背景は何か。

・期待する反応をとってもらうことのメリットは何か

・書き手は誰か。また、なぜ、この書き手が情報発信するのか。

・読み手は誰か。また、なぜ、この読み手に読んでほしいのか。

・本論に関する特記事項(情報源、初期提案か最終提案かなどの本論の位置づけ、本論の訴求点)は何か。

本論の組み立て

◎テーマを、答えるべき問いに過不足なく、置き換えてあるか。

◎個々の問いへの答えをSo What?/Why So? してあるか。

・答えの核である結論は何か。

・結論を直接支える根拠はいくつ、何があるのか。

◎根拠はMECEにグループ分けしてあるか。

◎結論を先に伝えるか、根拠から先に伝えるか、という順番は適切か。

■メッセージの表現についてのチェック 組み立ての視覚化

◎テーマと期待する反応を示唆する表題があるか。

◎So What?/Why So? やMECEな関係を見て取れるか。

・見出し(小見出し)があるか。

・スペース・記号を活用しているか。

・文頭で説明の切り口を明示しているか。

メッセージの日本語表現

◎具体的か。

・物事の中身を明快に読み取れるか。

◎論理的か。

・MECEとSo What?/Why So? の関係を、日本語表現のうえからも読み取れるか。

◎簡潔か。

・一文の作りがシンプルで、無駄な表現がないか。

このチェックリストで随時チェックしてからビジネス文書を完成させれば整ったものができるだろう。

社会人になりたての頃、誰もが躓きがちなビジネス文章の書き方を指南。図版も多く使ってわかりやすく解説してくれます。

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