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10倍うまくいく! 伝え方の基本|安田 正|頭の使い方から話し方、伝え方を今すぐ手に!

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何も喋らない

何と言っても、私たち日本人は「しゃべらなすぎ」です。  少し古い資料ではあるのですが、一九七六年の調査で日本とアメリカで一日の会話時間を測ってみたのです(家庭と職場両方含む)。すると、日本が三時間三一分に対して、アメリカは六時間四三分。ほとんど日本の倍ということです(Ishi, S. & Kloof," A comparison of Activities of Japanese and American Adults Eigo Tembo (ELEC Bulletin)" Spring 1976)。このくらい、日本人は、しゃべらないのです。 「日本人は何を考えているのかわからない……」 「そもそも、何かを考えているのか……」  寡黙さがより、ネガティブイメージに拍車をかけます。とくに、日本人男性は表情も乏しく、この傾向が顕著になります。私が参加する飲み会でも、本当に、まったく言葉を発しない男性をよく見かけます。かといって熱心に人の話に耳を傾けているような感じもしません(実際は、心の中ではいろいろ反応しているようなのですが……)。だから、私はふと思ってしまいます。 「何か話してくれ! 反応してくれ!」正直に言うと、そんな反応が薄い人がいると、飲み会は盛り上がりません。仮に他の人たちが盛り上げていると、寡黙な人はどんどん存在感がなくなるばかり……。でも彼らには、悪気はありません。それはよくわかります。しゃべらないのが自然、別に不満なわけでもない。ですが、グローバルな世界基準のコミュニケーションからは、あまりにもかけ離れているために、私はとても危惧しています。なぜなら、いろいろな国の人とかかわり、仕事をするようになったとき、しゃべらない日本人は評価されないからです。評価する対象にすらなれません。そのくらい、 寡黙でいることが罪になってしまうのです。

これは痛いところをついてくる(笑)僕も例に漏れず喋らない人の典型です。面と向かって話さないだけでなく、複数の人間で行うチャットのようなものでもほとんど発言しない系の人間です。誰も喋らないと気まずくて喋り出すのですが、基本人の話を聞いている人です。確かにこれでは自己表現ができないですよね。アピールの仕方がわからないというのもあるのですが、基本自信がないというところに原因は集約されているように思います。

話がわかりにくい人の話を聞いてまとめる

上司や目上の人の話がわかりにくいときには指摘はしづらいものです。何度も聞き返すのも失礼にあたりますし、困ってしまいますね……。そんなときにはロジカル・コミュニケーションのテクニックで相手の話を聞いて、まとめましょう。実は自分が話をするのも、相手の話を聞いて理解するのも、「頭の整理」抜きではできません。両者の核は同じ。「頭の整理」さえできれば、話すのも、聞いて理解することもできるようになります。そのためにまず、相手の話の「ポイントは何個か」を考えます。そして、それを伝えるのに「理解しやすい順番」を考えましょう。こうして整理できた内容を、 「今のお話を確認させていただきます。ポイントは三点ということでよろしいでしょうか。一つめが『S社への見積もり期限について』、二つめが『日報のチェック』、三つめが『明日のアポイント』で、間違いないでしょうか?」とポイントをまとめ、確認してみるのです。これで相手もスッキリとすることでしょう。もし、三つ挙げて上司が意図しているポイントと違っていたら、「二つめの『日報のチェック』はそういう意味ではなくて……」と指摘してもらうことができます。こんなふうに相手の話をまとめて、自分の理解と相違がないか確認することもできます。

要点をまとめるのが上手いと円滑なコミュニケーションがとれますよね。こうして話がまとまらない人の話の内容をポイントでまとめる練習を積めば役立つことでしょう。

理解しやすい話し方

「わかりやすさ」とは何か? ひとことで言うと自分が「伝える順番」=「理解しやすい順番」にすることです。わかりやすさ=伝える順番、これは実はシンプルなことです。最後の演習ではまず「伝える順番」を意識するための練習をしていきましょう。まず、こんな報告があります。「課長、先ほど葛西さんから電話があり、トラブルが発生してしまいました。S社に今日納品したプロジェクターの機種に取り違いがあったんだそうです。なぜ間違えたのか、わからないのですが先方のご依頼は常設型ISOPであったにもかかわらず、スタンダード型のISOSを納品してしまったのだそうです。先方はどうしても今日中に設置しなければならないと言って激怒しています。なんでも明日の午後にはイベントがあり、そこで使うとのことです。ISOSだと規模的に無理なんだそうです。まずは課長に大至急謝ってほしいとのことです。葛西さんはこれから他のお客さんとの商談でどうしても電話をかけることができず最悪の場合二時間くらいは連絡を取ることができないそうです。葛西さんもこの間、先方の担当者に何度もお詫びの電話を入れているようなのですが、『とにかく今日中に代わりのプロジェクターを持ってこい!』と全然取り合ってくれないそうです。課長に取りあえずフォローをお願いしたいとのことで、代わりのプロジェクターを用意できるかどうかも電話で連絡してほしいとのことです」シチュエーションとしてはこの報告者自身はあくまでも報告者で、自分自身では行動できない状況だと思ってください。

試しに上記の報告をわかりやすく変換してみよう。それが難しかった人にはこの書籍が役立つかと思います。無理なく簡単にできた人にはこの本は必要ないと思います。ロジカル思考ができているということですから。

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