超図解最少の時間と労力で最大の成果を出す「仕組み」仕事術最新版｜泉正人

2022年7月5日

短時間で終わるはずの仕事に何時間もかけていませんか？そんなあなた。自分が働くのではなく「仕組み」に働かせよう。才能、意志、記憶力、根性、能力、全て不要。それでも結果に結びつく仕事術。

なぜ「仕組み」なのか

私は以前、経営者として「やること」を増やしすぎて、日々、朝６時から夜 12 時まで仕事をしていました。会社に毎日顔を出して、たくさんの書類に印を押しては担当者に指示し、取引先から経理に関する問い合わせがあれば対応し、トラブルが起きたら自ら現場に向かい……。

１日が終わる頃には、全身くたくたです。でも、そこで倒れたり休んだりしたら、すべての仕事が止まる。そう考えたら、走り続けるしかありませんでした。いま考えると、「長時間仕事をしている自分はスゴイ」という意識もどこかにあったのでしょう。しかしあるとき、気がついたのです。

「目の前の仕事に追われ、今ある業務をまわすだけで一杯になっていては、新しい仕事を生みだせない。スタッフの教育に力を向け、会社の経営や戦略について頭をはたらかせる時間もとれない。このままでは近い将来、会社も、自分自身もまわらなくなる」

その危機感から仕事のスタイルを切り替えることにしました。

以後、毎朝６時に起床し、その日の決まった業務をたいてい朝８時には終わらせるようになりました。それから昼食までを「自己研鑽の時間」と決めて、金融の勉強をしたり、英会話レッスンやスポーツジムに通ったり、読書したりしています。ランチや午後の時間帯には経営者や投資家の方にお会いしたり、新規事業のアイディアに思いをめぐらせます。

また、毎月のように講演や視察のために海外出張に出かけます。出張のあいだ、会社は基本的にスタッフにまかせます。数週間出張していても、日々の業務は私なしで問題なくまわっています。

できすぎていると思われるかもしれませんが、現実の話です。こんなことが実現できているのは、私に特別な才能や強い意志があるからではありません。

むしろ強い意志や根性もなければ、集中力も自信なし。気が向かない仕事はサボりがちです。勤勉か怠け者かと問われたら、圧倒的に後者に入るでしょう。

でも、怠け者だからこそ、毎日の仕事に追われて疲れきっていくばかりの自分をなんとかしたかったのです。

そこでたどり着いたのが、自分に「仕組み」をつくることでした。

仕事はある程度型にはめたほうが捗る。そんな仕組みを作ったら苦もなく簡単にまるで自動で仕事しているが如く仕事が進みます。怠け者な人には特にお勧め。

あらゆるタスクをTO DOリストに入れる

目標管理やモチベーション維持も「仕組み化」できる 　

私は、「作業系」「思考系」以外にも、あらゆるタスクをＴＯＤＯ管理しています。

１　毎日、毎月行うこと

スケジューラソフトやオンラインサービスなどを利用して、毎日、毎月行うこと（ルーチンワークなど）はＴＯＤＯリストに入れて、毎日あるいは毎月、表示させます。ＴＯＤＯの項に【　】があるものは、基本的に毎週○曜日にやることや、毎月×日に行うことです。タスク管理ツールでは、その作業が終わるときにチェックを入れておくことで、すぐ自動的に翌週に期限設定される機能があるものもあり、とても便利です。

２　長期的な予定

「歯医者に行く」「定期検診」「年賀状の準備」など、半年後や１年後にしようと思っていることや年１回のタスクも項目に入れます。入れておくことで、安心して記憶から消すことができるのです。

３　会社経営に関する数字

売上げ目標、資金管理のような経営に関係する数字も、ＴＯＤＯリストで管理できます。たとえば、「今月の目標は１億円！」という項目を作成し、毎週、表示されるようにします。それにより、自分の潜在意識に数字を植えつけてしまうのです。

４　時期が決まっていないもの

青山のレストラン○×がおいしかったという話を聞いたら、さっそく「青山のレストラン○×に行く」という項目を入れて、週一度、または月一度のペースでリマインドします。すると、いざ会食の場所を探す機会に、「あそこに行こう！」となるわけです。また「弁護士を探す」のように、急ぎではないが継続的に気に留めておくようなことも項目として入れておき、定期的にリマインドします。「きのう参加したパーティーに有能そうな弁護士がいたな。連絡をとってみよう」と結びつくこともあるのです。

５　目標や元気の出るフレーズ

「年の３分の１はハワイに住む！」のような大きな目標や、会社・チームで決めた目標、本を読んで気に入った名言、元気の出るフレーズを入れることもあります。これらを毎朝、あるいは週に一度でも目にするようにしておけば、モチベーションの維持も「仕組み化」できるのです。

あらゆるタスクをTO DOリスト化してしまう。上記の5つの分類を全て。モチベーションはTO DOリストにチェックが入り消えていく様子。1日ごと1週間毎お好きなように。その際時間軸が細かいものはブロックを細かく分解し親→子のようにタスクを分けてみると進捗状況がわかりやすくて良い。

最小の時間と労力で結果を出すための仕事術。仕事ができる人たちはこれらを誰に言われたわけでもなく仕事に取り入れています。そんなメソッドをあなたの手に。

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