説明の一流、二流、三流｜桐生稔｜51Blog｜あなたの思いや考えは、ちゃんと伝わっていますか？

話したことが相手に伝わらないそんな悩みを持ったビジネスパーソンに向けた説明の教科書。すごく伝わる説明には、具体的な法則があります。しかも意外と簡単です。本書ではそれを45項目で学ぶことができます。

説明の詳細さ

説明の詳細さ三流は、アバウトすぎてよくわからず、二流は、説明しすぎてくどくなり、一流は、どのくらい説明する？「説明したのに、イメージと違うものができてた」

そんな経験、ありませんか？

例えば、「もう少しフォントのサイズを大きくしてください」と頼んだのに、全然小さかったとか、「今回の提案書はいつもより厚めで」と頼んだのに、全然薄かった、などなど。

言葉の解釈が、いつも相手と一致するとはかぎりません。

でも、完全に一致させようと思えば、すべて詳しく説明しなくてはいけません。

例えば、資料の作成をお願いする場合、「パワーポイントのスライドサイズは縦 19・５センチ、横は 25・４センチで。枚数は 25 ～ 30 枚で、ホチキスは左隅２センチのところで留めて……」　なんて毎回説明していたら大変です。

説明が足りないと伝わらないし、説明しすぎるとくどくなる。この塩梅が難しいところ。その線引きはどこにあるのでしょうか？

ひと言で言えば、「共通体験」です。

例えば、「クラウド型のデジタルマーケティング」と言われて、あなたはピンときますか？　私はピンときません。でもピンとくる人もいます。それは、普段クラウドを使って仕事をしている人です。もしくはクラウドファンディングを使用したことがある人。　過去、一緒に仕事をしたことがある人であれば、「フォントは小さく」でだいたい伝わりますが、一緒に仕事をしたことがない人には伝わりません。

これが面白いところで、社内だから伝わる、同じ業界だから伝わる。そういったことではないんです。共通体験があると伝わるし、ないと伝わらないのです。

例えば、同じ社内といえども、新入社員には何から何まで詳しく説明します。しかし、だんだん経験を積み、共通体験が増えてくると、説明がいらなくなります。

逆に、違う業界でも、人材派遣の会社に勤めている人に労務の話をしても伝わったり、保険を販売している人に投資の話をしても通じたりします。

どのレベルで説明するか？　それは相手との共通体験によって変わります。「なんでこれでわかんないの？」「〇〇と言ったら、普通〇〇でしょ！」と、思ったら、それは自分の体験だけで話している証。相手にはわからないことだし、普通のことではないのです。

逆にわかっていることまで長々説明すると、「それはわかっている」「早く先に話を進めて欲しい」「くどい」となります。これは相手の体験を把握していない証。

キャッチボールをするときは、相手がどのくらい熟練者か確認します。高校球児に投げるボールと、まったくの素人に投げるボールは変わってきます。しかし、普段の会話になると、相手のレベルを把握せず、いきなり剛速球を投げる人もいます。相手は捕れなくて当然です。

説明する前に、相手のレベルを把握すること。そのために、好奇心を持って相手を知ること。具体的に聞くこと。そこから共通体験を感じ取り、説明レベルを調整する。

一流が常に念頭に置いているのは、相手に合わせた説明です。相手とどのくらい共通体験があるか、ぜひさぐってみてください。

共通体験があると話が伝わりやすいのは言うまでもないが、そうでない場合どこにフォーカスすれば良いのかがわからない。そこを探りながら会話できるようになると話が伝わりやすいのだろうがそもそもビジネスにおいて専門家と素人という構図では伝わらないことも多いかと。

意見が対立したら

意見が対立したら三流は、黙ってしまい、二流は、相手に合わせて妥協し、一流は、どう対応する？

仕事をしていると、意見が合わず、対立することも結構ありますよね。

結論からいきます。対立したら、ファクトで勝負してください。ここで言うファクトとは事実。つまり実際にあった出来事や数字です。

白熊が白いのは事実です。『鬼滅の刃』がヒットしているのは誰が見ても明らかです。興行収入が４００億円となり、『千と千尋の神隠し』を超え歴代１位となりました。

仕事でも、「なんとなく売れそうです」と言うのと、「１０００人に実際に使ってみていただいたところ、 80％の人がすぐに欲しいと回答しました」では、説得力がまったく違います。やはり、ファクトに勝るものはありません。

最近noteというブログ版ＳＮＳが爆発的な伸びを見せています。これを社内で活用したいと思ったときに、「自社でもnoteを使って発信していきましょう。なぜなら流行っているからです」

これでは、納得してもらえません。ファクトベースで語るとこうなります。「ここ１年で、ＬＩＮＥのユーザー数は７９００万人から８２００万人に増加しました。Facebookは２９００万人から２６００万人と下降気味。Instagramは２９００万人から３３００万人と上昇傾向です。そして、ここ１年、１０００万人から６０００万人に爆発的に伸びたＳＮＳがあります。それがnoteです。多くの方にアプローチすることが可能になります。ぜひ自社でも活用したいと思いますが、いかがでしょうか？」

一流の人が説得力が高いのは、多くのファクトを積み上げて、説明しているからです。

よく報道番組に出演されている２ちゃんねる創業者のひろゆきさん、橋下徹さん、東国原英夫さんなどのコメントを吟味すると、ほとんどファクトベースで持論が展開されていることに気づきます。非常に説得力があり、番組にひっぱりだこです。

対立したらファクトで勝負。実際の出来事や数字は嘘をつきません。ぐうの音も出ないように説得するにはこれが最適。ファクトベースで持論を展開する練習を捗らせるためにファクトを検索、インストールすることを日常的に。

一流は相手を問わず分かりやすく共感できる説明をすることができる。説明が分かり易い人には共通の特徴があります。それを一流、二流、三流の三段階に分けて披露することで自分のダメなところがわかります。

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