プロジェクトのトラブル解決大全｜木部 智之｜小さな問題から大炎上まで使える「プロの火消し術86」

何も方向性はあっていて変えるべきでないものを無理して変えるのは余計な作業を伴うので必要ない。これまでの問題点にだけ着目してそこに集中、スポットで直していく。新しいことはメンバーの慣れるまでの時間を要するし抵抗感があったりするのでメリットだけではないことを知っておく。

イヤでも締め切りを守らせる「報告と質問」

締め切りは最短で、かつ守らせる工夫をする 緩い締め切りを設定してフォローしない 締め切りを遠くに設定する非効率

２～３日で終わる仕事を、「これ、月末までにやっておいて」と長い期限に設定するとどうなるでしょうか。

ほとんどの場合、期限が近づいてきてから仕事に着手して、期限である月末に仕事が完了します。

となると、仕事の期限はどう設定するべきでしょうか。

正解は、ここでも「最短」です。３日で終わる仕事なら、期限は３日後に設定するのです。

月末の３日前から着手して３日で終わっても、最短で期限設定して３日で終わっても同じ３日だ、と思うかもしれませんが、これは同じではありません。その仕事の未着手の時間が長いと、非効率が発生するのです。

仕事が終わるまでは頭の中にずっとその仕事のことがあるので、時々その仕事のことを思い出してしまい、他の仕事の邪魔になります。また、期限が１ヶ月も先だと、その間に他のタスクが出てきて、それをお願いすることもあります。こうなると、「今、別の仕事を月末期限で抱えているので対応できません」という言い訳をするメンバーも出てきます。

つまり、メンバーが抱えるタスクの並行数が増えるほど、プロジェクト全体としては生産性が落ちていってしまうのです。

メンバーに期限を守らせる３つのテクニック

期限を最短で設定したとしても、その期限が守られなければ意味はありません。メンバーに期限を守らせるテクニックが３つあります。

１つ目は、 期限の数日前に状況報告をするように予め決めておくことです。これをしておくと、メンバーはゼロ報告はできないので、ある程度進めた状態で報告をするようになります。逆に、本当に進んでいない場合はその時点で対策を検討できるので期限に向けたキャッチアップが可能です。

２つ目は、タスクが遅れる場合はそれが「わかった時点で報告する」ルールを作ることです。遅れる場合のほとんどは、期限の日に「間に合いませんでした」という報告がきます。それを事前に報告させるようにします。すると、事前に報告はしにくいので、なんとしても期限に間に合わせようとする心理が働きます。

３つ目は、仕事が期限に遅れた時には、なぜ遅れたのか、と毎回問い質すことです。期限に遅れた時、リーダーがそれを放置していると、メンバーも「遅れても怒られないんだ」と気が緩みます。期限を守らなければいけない、という雰囲気を醸成しましょう。