打ち合わせで重要な話し方、提案、雑談力、場所選びのセンスとは

2020年12月30日

日常的な行為で“雑談”のように感じられることもあるが、仕事を実質的に前へ進める役割を担っているのが「打ち合わせ」。その中でのキラリと光る一言から人気商品やヒットが生まれた、というのはよくある話だ。手軽なニュアンスはあるが、まさにビジネスの成功を左右する最も重要な場面。にもかかわらず、真正面から論じられてこなかった打ち合わせのノウハウを、多くの一流たちを取材してきたノンフィクション作家が徹底指南！

企画書やプレゼン接待よりもまず打ち合わせ

仕事ができるビジネスマンはこのような打ち合わせを頻繁に行って、「これならプレゼンに通る」という企画を作り上げる。デスクでプランを練りあげるだけでなく、商品を開発した側の意見をプランに取り入れるため打ち合わせを重ね、そうしてプレゼン突破を狙うのである。つまり、仕事を前に進めているのは日常の打ち合わせだ。企画書でもプレゼンでも、まして接待の場でもない。みんなが何気なく行っている、日ごろの打ち合わせが何気なく行っている、日ごろの打ち合わせが仕事を成功に導くカギなのである。打ち合わせの中できらりと光るひとことや、会食の席での発言がプレゼンの成功の下地を作っているといえよう。

ちょっと時代錯誤かもしれないけど、昔は飲みニケーションとか言って同僚と飲んだりするのもチームの仕事を円滑に進めるための手段だった時代がある。現在では、下火になってきたが、今でもこれを続けている輩は、愚痴のはけ口としての飲み会の場となり、若い人はそれに意味を見出せないでいると思う。何が悲しくて愚痴りあうだけの飲み会に参加させられなければならないのか。この本で勧める打ち合わせのための夜の会食や、ランチミーティングとは程遠いものがある。

カジュアルな打ち合わせのための会食

接待が減った分だけ、カジュアル版の打ち合わせの会食は増えたと言える。打ち合わせの会食は接待よりも予算が少なくて済むし、声をかける側も招かれる方も気が楽だ。人々がネクタイを外して働くようになったカジュアルな時代にふさわしいコミュニュケーションの場と言えよう。また、気軽な場である、打ち合わせの会食では、接待の席で要求されるほどはっきりとした礼法や習慣は確立していない。だからといって、友人同士の食事ではないし、合コンでもない。相手を押しのけて床の間を背にしたり、短パンでフランス料理店に入っていこうとするのは論外だ。カジュアルな場ではあるけれど、出席者には場の空気を読む力、参加者と和やかにコミュニケーションするセンス、加えて基本的マナーが問われる。ルールが決まりきった接待よりも考えようによっては難しいのが打ち合わせ会食なのである。

最近ではお酒を飲めない人も「僕は飲めません」とはっきり主張することができるような世の中になってきた。そこで接待に変わって重要視されるようになったのがこの会食である。お酒は飲める人だけ飲めばいい会食の場。お酒を飲んでもてなすことが主眼の接待と違い、夜の会食は打ち合わせを主眼にしてもので全く異なる。店や料理も気になるが、それよりも話が盛り上がることの方が大事。情報収集や交換の場でもあるのだ。店選びも、高級店を予約する接待と違い、場合によってはガード下の焼き鳥屋ってこともありうるのが会食である。

名刺ってどんなの使ってます？

私なりに調べてみたら、捨てなくない名刺とは「高価な名刺」、あるいは「高そうに見える名刺」だった。デザインはあくまでシンプルで肩書きはひとつだけ。材質は白い紙。それと高級紙である。できれば文字部分のインクが盛り上がった加工のものがいい。しばしば外国人ビジネスマンのエグゼクティブが持っている名刺が典型だ。

1日に多くの人と会い名刺を配り歩く営業マンにとっては高価な名刺を作ることは費用的負担が大きいが、捨てられてしまいチャンスを失うよりはいいだろう。質のいい紙を使い、名前、社名、所属する部署が高齢者にもわかるように大きめの文字を使うことが肝心。Eメールアドレスは必須だが会社のホームページのURLは不要だろう。いちいち「https://〇〇」などとアドレスバーに入力するより社名で検索した方が早いからだ。

昼の打ち合わせは短時間で

昼の打ち合わせは短時間で済ませる。お互いに仕事がある身だから、長々と相手の時間を奪ってはいけない。長くても1時間で、できれば45分程度で済ませることができれば上首尾だ。

時間が1時間を超えまだ続きそうな場合は「あまり長くお邪魔してもご迷惑でしょうから」と切り出すのはおかしいことではない。相手の時間泥棒にならないよう適当な時間で切り上げる気遣いも必要だ。

みんなが集まる会食を利用した打ち合わせでは、セクハラ、パワハラの類はもちろん下ネタなどもまず受け入れられないと思っておいた方がいい。接待費を会社が持ってくれた一時期と比べ、こうした会食はこれからも増えていくだろう。ランチミーティングや夜の会食に関する成功法則がわかる書籍。

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