変わり続ける4%の人間になるための「時間×思考×直感」67の技術

先人が活躍した時代と比べて、私たちを取り巻く環境は大きく変わりました。市場が求めるものも変わったし、場合によっては取引する国さえも変わっています。そうした変化を前にしてこれまでのスキルは陳腐化するばかりです。ならば、スキルを絶えず更新していけば自分を強くすることができるのでしょうか。残念ながら、そう単純にいきません。あるスキルが古くなったから新しいスキルを追いかけるというスタンスでは、いずれ行き詰まります。陳腐化を恐れて最新のスキルを追いかけるうちに、自分が摩耗してついていけなくなるのです。変わり続ける4%の人間になるために必要なものとは？

予定が滞る可能性を顕在化する

時間の見積もりをミスしたことで痛い目にあった人は多いかもしれません。作業を一つ一つ分解して見積もり、綿密に計画を立てたつもりなのに、どうしていつも余計に時間がかかるのか。それには明確な理由があります。仕事には想定の一・四倍の時間がかかるからです。一〇時間と見積もった仕事なら、片付けるのに一四時間はかかります。一時間の仕事なら一・四時間、一〇〇時間の仕事なら一四〇時間です。余計に時間がかかるのは、仕事の手を抜いていたからではありません。本人の意図にかかわらず、仕事のスケジュールは勝手に延びます。仕事が想定より遅れてしまうのは、仕事の遅さではなく、そもそも見積もりに問題があるのです。想定より一・四倍の時間がかかるという傾向は、主観的な感覚ではなく、あるシミュレーションによって導き出されています。

仕事をしていると、部下から質問を受けたり、取引先から電話がかかってきたりと自分ではコントロールできない横やりが入ります。それを含めて1.4倍なんとなくわかる気がします。仕事を早く終わらそうとして作業を分担したら、個々の作業の引き継ぎ説明のため時間が割かれ、結局自分1人で作業した方が早かったなんてことを経験したことがある人も多いだろう。情報伝達という新たな仕事ができてしまうため仕事全体のスピードが落ちてしまう。同僚や部下とのコミュニケーションがうまく噛み合わないとコミュニケーションによる時間のロスとなってしまう。

では上司と部下の報告や指示はどのようにすれば良いのか。全体が50ページほどの報告書であれば、10ページ終わったところで上司に送る。その10ページを上司がチェックしている間に次の10ページを仕上げる。完璧に50ページ仕上げてから報告を上げるよりも小出しにしたほうが、チェックも素早く終わるし間違っていたら早い段階で指示を受け訂正することもできる。結果的に時間の短縮につながるのだ。

既決ボックスを撲滅する

チームプレイにおいては誰かからボールを渡されたら二四時間以内に反応するワンデー・レスポンスが基本です。作業そのものは終わらなくてもかまいません。「あと二日かかります」と返すだけでも相手は安心します。メールでも同じです。受信ボックスに溜めずに、できるだけ早く返信するようにします。いちいち返事を書くのは大変だという人は、ワンセンテンス・レスポンスを目指すのも一案です。メールを書くのを億劫に感じるのは丁寧に返事を書かなくてはいけないという意識があるからです。特にチーム間のメールで求められるのは、丁寧さよりスピードです。長々と返事を書く必要はなく、一行でいいのです。一行あれば四〇字近くの文字が書けます。それだけであれば、イエスかノーか、それともそれ以外なのかという書くのに十分です。

最近ではLINEは既読になったならないと意識するのに、メールは受信ボックスに未読メールが山のようになっていても気にしない若者も多いと聞きます。それに合わせ社内でもLINEでやり取りする会社も増えてきているようです。長文にならないスピード感はメリットだろう。上司への報告書屋なんかも未決から既決ボックスに移すやり方からもう少しスピード感を持った方法にシフトしていくべき。

ネットとリアルのバランスを棚卸しする

ネットはプライベートも充実させてくれます。SNSやソーシャルゲームの中にはゆるい感覚でつながれるコミュニティがあり、好きな時に参加することもできます。ネット空間でのつきあいに疲れたら、リセットするか、アカウントを変えてやり直してもいいのです。熱意も、勇気も、努力もいらないお手軽な日常が容易に手に入ります。インターネットが普及し始めたころは、ネットは社会の一部にすぎませんでした。ネットはあくまでも社会を補完する存在であり、社会に存在し得ないものはネットの中にも存在しませんでした。ところが今やネットは、その中だけで完結できる新しい社会をつくりつつあります。かつて社会は「リアル」と呼ばれて、ネット社会と区別されるようになりました。私たちは今やリアルとネットというパラレルな二つの社会を、行ったり来たりしながら生活している状況です。

現在はリアルでもネットでも自由に動き回れるフレキシブルな水陸両用タイプの人間が必要とされているように思います。僕はリアルの方が苦手ですが家から一歩出れば現実社会と接点を持たないわけにはいきません。ネットで完結できる便利な世の中になった今だからこそ、ハイブリッドな人間が求められるのでしょう。

このほかにも通勤の満員電車を回避して働くスタイルや集中力を高める仕事術などが載っていて、書いてあることに新鮮味があるわけではないが、みんなこうやって働いてるんだというのがわかる書籍になっています。67のスキルをできるところから取り入れていくと仕事の効率が上がりそうです。働いてないけどww

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