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マズい伝え方の「傾向&対策」を徹底分析して、話が伝わるように

      2018/07/23

話が長すぎる、結論が曖昧、話が飛ぶなど、要領を得ない話し方をしてしまうビジネスパーソンが、短時間で言うべきことを整理して、順序立てて話すためのノウハウを紹介する。プレゼン回数1000回以上、数々の大型プロジェクトを進行してきた「伝え方のプロ」が、コミュニケーションがすれ違う理由と、伝わる言い方を徹底解説!誰でも今日から、伝える力がダントツにUPします↑

「何を伝えればいいのか」に困ったら「3つの型」を活用する

「結論と理由」を伝える→先に「結論」を話してから、その判断に至った「理由」を合わせて話す伝え方

メリット 結論を明確にでき、考えの筋道を正しく伝えられる

「概要と詳細」を伝える→物事を大まかに捉えた後、その内訳を事細かに話す伝え方

メリット 枝葉末節に囚われず、全体像を伝えられるので、話のヌケ漏れを防げる

「目的と手段」を伝える→「だれのため、何のため」という「目的」を明らかにし、それをより効果的/効率的に実現するための「手段」を話す伝え方

メリット やるべきこと、依頼したいことを明確に提示できる

思えば僕はこのようなことを意識して話したことが一度もない。いつも行き当たりばったりなので、話の内容のみならず、文章を書くときでさえ、横道にそれまくる始末。僕の会話がうまくいかない理由はこんなところにあったのかと思う反面、「結論と理由」「概要と詳細」「目的と手段」を意識して喋るなんて面倒だし堅っ苦しくて会話を楽しめないのではないかと思ったりもする。何が言いたいんだこいつと思われたとしても、日常会話なんて自分の好きなように適当に喋りたい。相手に伝わってないなと思ったとき初めてこのようなことを意識すれば良いかと。

PMAの順番で話すと、人は納得してくれる

そこで登場するのが、PMAです。すなわち「ポイント→メリット→アクション」の順序で話す伝え方です。これは「短い時間でうまく伝える」ことに特化した伝え方です。繰り返しになりますが、この順序で話すと、相手も納得して、話を聞き入れてくれる可能性が高まります。

こういった定型にはめて話を進めていくと相手の理解が得られやすい。どうしても相手の理解が必要な仕事をしている人などは参考にしてみるのもいいだろう。

「捨てる/気づく/止める」を習慣化する

わかりやすく言うと、これを伝えないと相手には伝わらなくなると言う要素だけに絞り、それ以外は捨てる、つまり省略する(それ以外は一切話さないと決める)のです。話し始めてから、もし、それ以外の要素(補足情報を含む)を話したくなったらそれに気づき、せき止め、口に出さないようにします。

話が長くなりがちな人の場合、自分が言いたいことではなく、相手にとって必要のある話なのかどうか考えてから話をするよう心がけると良いでしょう。話の質とは「相手が知りたがっている情報かどうか」と言う点につきます。

こうすれば客観視できる

そもそも〝話す内容が多すぎる〟かどうかは、誰が判断するのでしょうか。それは、「話を聞いてくれる相手」です。つまり、話し手がどれだけ「少し」だと考えたところで、聞き手に「多すぎ」と感じさせてしまっては何の意味もない、ということです。ならば、どうすればよいのでしょうか?幸い私たちには、〝自己客観視〟という手が残されています。「もし自分が相手の立場だったとしたら、どんな風に感じるだろう?」と相手の身になって、できるだけ客観視してみましょう。さらに、「言いたいことが多すぎないか?」という〝量〟の観点だけでなく、本当に「伝わる表現になっているだろうか?」という〝質〟の観点からもチェックを行いましょう。そうやって可能な限り客観視する習慣をつければ、相手の気持ちや考えを自然と察することができるようになり、自ずと言いたいことを絞れるようになるでしょう。

会話の途中で相手に「で?だから?」と言われがちな人は客観視をもって実践してみてください。僕は読書習慣があるせいか、本から得た知識をついつい披露したくなってしまう傾向にあります。テレビを見ていても関連する知識をちょいちょい出してしまいます。「そんな知識必要ない」とばかりに僕の話を遮って他の自分がしたい話にもっていく輩がいます。話が長くならないよう注意しながら小出しにしているつもりですが、そういう相手とはもう会話したくないとさえ思ってしまうほど不快に感じます。

これらの状況はもしかしたら話がずれてしまっているからかもしれません。「視座」(どこからそれを見ているのか?)「視点」(どこを見ているのか?)「視野」(どこまで広く見ているのか?)「視力」(どこまで細かく見ているのか?)この四つを意識すれば、ずれに気づけるようになります。

会話の中で自分の言いたいことがうまく伝わらない。相手の深い理解につなげたい。気持ちよく会話したい。など会話がうまく噛み合わないで悩んでいる人に贈る書籍。「話が長い」「で?だから?」と言われる「相手の反応が薄い」「話が噛み合わないで、時間が無駄になる」と会話で感じていたら読んでみると良いかもしれません。

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