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5つの図でスッキリ解決! 考えを整理する技術・伝える方法|奥村 隆一|論理力を高め、ワンランク上の仕事を!

世の中のIT化とグローバル経済の渦の中、情報が膨大な量に増えてきている。ビジネスではそんな既存の情報の組み合わせで、新しい価値を生み出す技術が求められている。そこで考えをまとめるのに役立つ5つの図、すなわちツリー図、フロー図、マトリクス図、ベン図、点グラフの活用法を学んでいく。

図を使いこなす極意

●「既存の情報を組み合わせて、新しい情報を作り出す技術」が求められている

近年、 IT 化とグローバル化を背景に、私たちを取り巻く情報の量が大幅に増え、経済や社会の変化のスピードは速くなりました。そのため、私たちビジネスパーソンの仕事の中身は、同じ業種や業態であっても一昔前と比べて難しくなっているように感じます。

たとえば、今ではインターネットを使って仕事に関係のある情報を簡単に手に入れられるようになりました。これは便利なことではあるのですが、ライバル企業も状況は同じです。もはや、単に情報を集めるのでは差別化は図れません。

そのため、「情報を効率的に手に入れる技術」ではなく、「既存の情報を組み合わせて、新しい情報を作り出す技術」が重要になってきています。

●難しい仕事のウエイトが高まってきている

新入社員は別として、何年か業務経験を積んできている方であれば、上司や先輩から教わってきたことをその通りにこなしているだけでは、会社はあなたを評価してくれません。

定型的な業務は IT システムが軽減してくれるようになり、定型的でない業務の比重が高まっています。

あなたの強みを活かした仕事、簡単には解決できない仕事を行うことが求められています。

●仕事をテキパキこなす極意

情報を組み合わせて新しい情報を生み出したり、難しい仕事に取り組んだりするためには、どうしたらよいのでしょうか。

まず、あなた自身の考えが整理されていなければならないことはいうまでもありません。

加えて、大半の仕事は自分ひとりで達成できるものではなく、仕事上の関係者(上司、部下、顧客など)との協働作業です。そのため、関係者に的確な情報を伝えて、働きかけを行う必要があります。

理解を深めるために図解を用いることはよくあること。特に何も知らない相手を説得したり、ことの概要を説明したりするときに図を使うことで情報の伝達が円滑にいくというシーンは案外多い。情報に方向性をつけたりするのに役立ちよりわかりやすい説明ができるようになるだろう。

日頃から図を用いて説明する機会を設ければより洗練されたその場にふさわしい図を用いることが可能になるだろう。そんな5つの図、ツリー図、フロー図、マトリクス図、ベン図、点グラフの活用法を順を追って説明、図解。

考えを伝える

●自分が理解していないことは伝えられない

顧客や上司、部下などに自分の考えを伝えようとしても、なかなか理解してもらえないという経験をした人は少なくないと思います。

このようなときの原因の1つに、伝えたい内容に対する理解が十分でないことが考えられます。自分が十分に理解していない内容は相手に伝わらなくて当然です。まずは伝えるべき内容に関する理解を深める必要があります。このときに図解が役立ちます。

●分かりやすく伝えるポイントは「単純化」

次に、相手に分かりやすく伝えるには、単純化することがポイントです。伝えるべき内容の背景にある考え方や情報を相手が持っていることを期待するわけにはいきません。いきなり詳細な内容を伝えようとするのではなく、まずは単純化して伝えるほうが望ましいのです。

この点で図解は有効な手法です。図には文ほど多くの情報を盛り込めないため、描く過程で何が重要で何が重要でないかを見極めます。その結果、描かれた図は、あなたが相手に伝えるべきエッセンスになるのです。

それぞれの図の活用法については本書を手に取ってもらえば詳しい図解入りでわかりやすく解説されています。まずは図解の前に自分がその情報を理解することから始めましょう。その上でどの図を使ったら効果的に相手に情報伝達できるかを考えましょう。

自分の頭の中の情報の整理からプレゼンまで図を使った表現手法が学べます。自分で理解し相手にそれを効果的に伝えられればビジネスは一歩進みます。

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