時短と成果が両立する仕事の「見える化」「記録術」｜谷口和信｜51Blog

時短と成果が両立する　仕事の「見える化」「記録術」｜谷口和信｜仕事が速くなるための記録の仕方を紹介

2022年12月31日

仕事の整理や管理を手帳やメモに書き出すことで結果、仕事のスピードアップに繋がる。生産性が上がり残業を大幅に減らすタスク管理・アイデアメモ・時間管理など、仕事が速くなるための記録の仕方を開示。

デジタルとアナログのいいとこどりをする

記録するツールといえば、紙の手帳やノートなどのアナログツールと、パソコンやスマートフォンなどのデジタルツールがあります。どちらが優れている、ということはなく、どちらにもいいところとよくないところがあります。

ではまず、デジタルとアナログ、それぞれのメリットとデメリットを見てみましょう。

デジタルのメリット

まずは、デジタルツールのメリットです。

・定期的に繰り返すタスクやスケジュールを何度も入力する手間が省ける

デジタルの一番のメリットは、何といってもこれでしょう。繰り返しの予定やタスクとして１度入力すれば、設定した頻度で自動的に生成してくれます。ですから私も、定例の会議や打ち合わせはグーグルカレンダーに繰り返しの予定として入れています。

また、毎日・毎週繰り返すタスクもToodledoというタスク管理アプリに繰り返しタスクとして入力し管理しています。毎日繰り返すタスクとして設定しておけば、その日に完了のチェックを入れるとすぐに自動的に翌日のタスクとして作成されて便利だからです。

これが手書きだと、予定もタスクも毎回書かなければなりませんので、同じことを何度もしたくない面倒くさがり屋の私にはぴったりです。

・リマインド（通知）してくれる

自動的に繰り返してくれるのと同じくらい便利なのが、この通知機能です。

私は予定を入力するときには必ず、会議や打ち合わせ、外出する時間の 10 分前にアラームが鳴るようにセットしています。

しかし、にもかかわらず、集中して作業をしていると、パソコンやスマホの通知が鳴っても気づかないこともありました。そんなことが何度かあったので、今はアップルウォッチにも通知が届くように設定しています。

スマホの通知ってたまに音が鳴らないことがあるのであてにしていません。聞き逃したりする事も含めてあまり信頼しすぎると大事な用事を時間どうりにできないことにもなりかねないので注意。

アナログのメリット

つづいて、アナログツールのメリットです。

・柔軟性がある

アナログで書くことの一番のメリット、それは、柔軟性です。

たしかに、パソコンやスマホのアプリは便利です。

しかし、エクセルは表計算、ワードは文章入力という、決まり切った特徴の中でしか機能しません。スマホのアプリになると、特定の機能に優れてはいますが、逆にいうとそれは柔軟性がないということでもあります。

つまり、デジタル機器で入力するということは、その決められた枠組みの中で操作しなければならないということです。これは、頭の中にあることを書き出す、つまり「見える化」するときには欠点になってしまいます。

文字の色を変えたい、マーカーで目立たせたい、図を描きたい、ＡとＢを線でつなぎたい、自由にレイアウトしたい……。

このような欲求が湧き出てきたとき、デジタルとアナログのどちらのほうが速く描けるかは明らかですよね。

・一覧性が高い

スマートフォンの画面と比べると、手帳やノートのほうが多くの情報を一度に見ることができます。予定を立てたり振り返りをしたり、メモを読み返したりするときには、なるべく広い範囲を見たいものです。

ですから、一覧できるスペースが広く情報量も多いアナログの手帳やノートのほうがスマートフォンなどのデジタルツールよりも有利です。

・起動時間ゼロ

手帳やノートは開けば起動時間ゼロですぐに使うことができます。

また、バッテリーや電波の心配をする必要もありません。

たしかに、アナログのノートや手帳は、検索性能や繰り返しの予定やタスクの入力ではデジタルに劣りますが、工夫次第で十分克服可能です。

最近ではデジタルでも手書きばりに自由度の高いツールが増えていてそれらを使う人も増えています。僕は「Notion」というアプリを使っています。普通の手書きメモから図表、画像、ToDOリストなどまとめてマルっと運用できます。

記録は仕事を円滑に進める上でも日常でも大事。過去の記録はリマインドのきっかけになるし仕事の効率化に役立ちます。うまく記録して快適な仕事や生活を！

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