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『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』平野 友朗

      2019/06/25

仕事が速い人とそうではない人、その違いは一体どこにあるのか――? これまでに1万通を超えるビジネスメールを添削してきた著者が、仕事が速い人が書くメールの共通点を徹底分析。「目的」「ビジュアル」「返信しやすさ」「言葉」「処理時間の削減」の5つの観点から、仕事をスピーディーに進めるためのメール術をわかりやすく解説。本書のテクニックを応用すれば、定時退社も夢じゃない?

先まわり力

仕事が速い人は「先まわり力」があると書きました。それは、仕事全体に関してだけではなく、1通のメールを作成するときにも発揮されます。メールを書くときに、そのメッセージを相手がどう読むのか、どう感じるのかを想像してみる。その上で、相手が感じるであろう疑問を察して、その疑問を解消するような一文を入れておく。 「あの人なら、きっとこんな質問をしてくるだろうから、補足しておこう」 「新規のお客様だから、この部分は詳しく説明しておこう」こんなふうに、相手の心の動きを想像しながら、うまく理解できるように誘導していくのです。仕事が速い人は、メールが一方的な伝達になりやすいことをよく理解しています。だからこそ、相手が間違った理解をして、行き違いやムダなやりとりが生まれないように、十分配慮してメールを作成しているのです。

ビジネスメールはなるべく行き来を少なくした方が効率的。相手が必要としている情報を先回りして書くことで、再度返信が必要でなくなる場合も。LINEなどのSNSが全盛の今。なんどもメールを行き来する文化が根付き始めているが、ビジネスでは極力一回の返信でことを済ませた方が良い。僕は無職だが、たまにブログへの広告掲載の提案や献本なんかでビジネスメールが来ることがある。その度に一発でお断りできるよう返信は理由をきちんと記すようにしている。そうしたメールはメールチェックで確認したら、なるべく即レスするように心がけています。最初のうちは返信せずに無視したりもしていたが、丁寧な文面でメールをもらうとこちらもきちんと応対しなければと思うものだ。

読みづらいメールとは?

「読みづらいメール」とは、どのようなものかというと、

  • 1行の文字数が多い(30 文字以上)
  • 空白の行がない
  • 改行がない
  • 文章が5行以上続く
  • 箇条書きにすべき事柄が文章で書かれている

という特徴があります。

メールでもブログでも読みやすい文字量というものがある。芸能人とか日記ブログとかでやたらと改行を入れている場合があるが、僕はあれがどうも苦手。ある程度のボリュームで改行してほしいと思う。SNSやブログ、メールなどそれぞれにふさわしいボリュームがあるので注意したい。

返信したくなるメールとは?

私自身の経験や、メールを添削した結果などから総合すると、こんな共通点が見えてきます。

  • 文字がギッシリ詰まっていて読みづらい
  • いくら読んでも結論が見えてこない
  • 何をしてほしいのかわかりづらい
  • 知らない人が一方的に「会いたい」と言っている
  • 関係がこじれそうなので返信したくない

このように、相手が「めんどくさそう」と感じるのにはいろいろな理由があります。では、どうすれば「めんどくさそう」と思われないで、返信をもらえるのか、考察していきましょう。1章で述べたように、然るべきタイミングで返信をもらえれば、仕事は滞りなく進んでいきます。しかし、返信がこなかったり後まわしにされたりすると、それだけ〝足踏み〟を強いられることになります。だからこそ、早めに返信をもらわなければいけないのです。実は、スピーディーに返信をもらうことは、それほど難しくはありません。先に述べた、返信してもらえないメールの真逆をいけばいいのです。具体的には、「読みやすい」「判断しやすい」「用件がわかりやすい」など〝わかりやすさ〟を追求すること。また、「返信するメリット」を明確にすることなどが挙げられます(欲を言えば、これに、返信しないデメリットが加わればベスト)。返信するかどうかを決めるのは受信者です。送信者が「返信がほしい」と思っても、相手に「めんどくさそう」「後まわしにしよう」と思われたら返信はきません。

よくありがちなのが、テンプレを適用して、大勢にいるのだろうなというのが見え見えなメール。最近ではInstagramのDMでもよくこういう人を見かけます。こういったメールには返信しようと思わないし、後回しにしてしまいます。

仕事でメールを頻繁に書いたりする機会がある人にオススメな書籍。どんなメールが好感を持たれるかだけでなく、その後の仕事に直結するメールの極意が書かれています。新入社員やこれから就職活動する学生なんかにも読んでほしい本です。あなたのメールが他の大多数のメールのように埋もれてしまわないために。

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