スピードハックス 仕事術｜大橋 悦夫 , 佐々木 正悟｜可能な限りがんばらないですむ、新しいワークスタイル

仕事効率化、この言葉をよく聞くがそんなハックをいくつも使っているのになかなか時間が捻出できないジレンマに陥っている人は多いのでは？スピードハックスは最先端なツールやメソッドを活用。無理なく仕事を効率化するための方法論です。

作業の内容によって段取りは異なる

仕事には、「段取り」 と「実行」 という２つの段階があります。それぞれは独立したものであり、この２つを一緒にしてしまうと、あれこれ考えながら進めることになり、行きつ戻りつの作業が増えて時間が余計にかかります。

とはいえ、段取りを考えるにしても、やったことのない作業であれば、とりあえず始めてみなければ見当をつけることすらできない、ということもあるでしょう。そこで、まず「やったことがある作業」 と「やったことのない作業」 の２つに分けて考えてみます。

やったことがある作業

やったことのある作業であれば、段取りを考えるのはさほど難しくはないはずです。慣れた作業であれば、考えるまでもなく手が動く、ということもあるでしょう。もし、毎月あるいは毎週といった頻度で定期的に繰り返される作業であれば、 手順をマニュアル化してしまうと毎回段取りを考える手間が省けます。

わかり切っていることであっても、手順を頭の外に書き出しておくことによって、２つのメリットが得られます。

一つは、「わかり切っている」と思っていても、ど忘れしたり記憶違いをする可能性は拭い切れず、書き出しておくことで、このリスクを軽減することができるというメリット。もう一つは、その作業を急に誰か別の人にやってもらうことになった場合や業務として引き継ぐことになった場合に、改めて引き継ぎ資料を作らなくても済むというメリットです。

さらに、手順に沿って作業を進めることによって、マニュアルの改善点が浮かび上がってきます。もっと効率のよいやり方を思いついたりという発見は、紙に書かれた手順と実際に自分が手を動かしている作業とを比べるからこそ引き出せるものといえます。

やったことのない作業

やったことがない作業については、すぐに最適な手順を組み立てることが容易ではないため、想像の範囲で手順を考えて、まずはそれに従ってやってみます。もし途中で誤りに気づいたり、効率の悪さを感じたら、いったん手を止めて、手順に戻って段取りを考え直すようにします。