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すべての仕事を紙1枚にまとめてしまう整理術|高橋 政史|いらないものを思い切って捨ててみよう

断捨離が流行になって久しいが、仕事における書類などもその対象。書類をA3用紙1枚にまとめる事で机の上は書類の山から解放される。トヨタのみならず、東芝、マツダ、マッキンゼーなども紙1枚で書類を作るためのフォーマットがあるそうです。あなたも今日から書類の山から解放されよう!!

ただのメモ帳を強力なデータベースに変える

「16 分割メモ」というのは、端的に言うとメモ帳を見開き2ページ使って 16 のマスに分割する、という単純なものです。僕はメモ魔でこれまでいろいろな方法を試してきたのですが、どうにも「メモがなくなる」、「活用できない」、「探せない」という悩みをかかえていました。どうすればこの悩みを解消できるんだろう……いろいろと試し、たどり着いたのが「メモ帳を 16 マスに分割する」、ということだったのです。では、どんな特徴があるのでしょうか? 16 分割メモは、

1 メモの「なくなる」、「活用できない」、「探せない」の問題を解消し、

2 ポストイットの「1情報1ブロック」、「アイデア出しのスピード」、「情報の組み合わせ」というメリットを加え、

3 ノートの「一覧性」、「作業性」、「紙1枚」のメリット

を掛け合わせて生まれました。つまり、メモ帳の「機動性」、ポストイットの「ブロック単位のメモ」、ノートの「作業性」の3つのいいとこ取りをしたもの、と言えるのです。

仕事をする人なら誰でもメモ問題にぶち当たるのではないでしょうか?僕は何でもEvernoteにぶっ込む習慣があります。スクショした画像をぶっ込んだりコピペした文章なども。もちろん自分のメモも。探し物をする際はキーワードを入力して検索すればそのワードを含む書類が一発で出てくるので探し物もしないで済みます。僕は最初ノートにメモを取っていましたが、字が汚いので最初は綺麗にノートをとっていても、だんだん日を追うごとにノートが乱れた状態になっていき結果メモを取らなくなってしまうという悪循環に悩まされてきました。それを解決してくれたのがEvernoteです。

60冊の本を3日で読みこなす

ここからは「読書」について述べていきます。しかし、なぜ整理の話に読書が出てくるんだ? と思われるでしょう。ここで説明するのは本を味わい楽しむための読書とはちょっと違います。正確には、本などに書かれた情報を整理してアウトプットするための、仕事で使うための読書の方法です。僕の仕事である経営コンサルタントでは、限られた時間で膨大な資料や大量の書籍の中から、そのエッセンスだけを抽出することが求められます。たとえば、新規の案件を担当することになると、その業界や企業に関する膨大な資料に目を通すことになります。僕が住宅メーカーのクライアントの新規の案件を担当することになったときのこと。さっそくクライアント先でのヒアリング、経営陣とのミーティングをセッティングしました。そのため、事前に住宅業界やそのクライアントに関する資料や書籍に目を通し、リサーチをしておく必要がありました。そのとき目を通した書籍の数は 60 冊以上でした。どれだけ時間がかかったと思いますか? じつは、要した日数は2~3日です。他の仕事もありますので、その合間の時間を使ってのことでした。それを実現させる方法が、3章でご紹介する「キラー・リーディング」です。もちろん始めのころは、「こんな膨大な資料や本に目を通すのはムリ!あり得ない!」と思っていました。しかも、目を通すだけでなくその資料の内容を簡潔にまとめる必要があります。まとめた資料は数十ページにおよびます。さらにここからが問題で、まとめた数十ページの内容を1枚の紙にして、「要点はこれを見ればわかります」というチャート(「キラー・チャート」と呼ばれていました)を用意しなければなりませんでした。拷問のような話ですが、「鉄のカーテン」の演説で有名なイギリスの政治家チャーチルも、これと同じことを部下に求めたそうです。 「どれだけたくさん資料があっても、それを見ればすべてがわかる紙を1枚用意してくれ」。いつの時代も限られた時間と格闘しながら仕事をしている人というのは、短く要点をまとめたものを求めるのです。

著者のように必要に迫られていないのであれば、こんな速読のようなスピードを実現する必要はありませんが、大量の資料を読み込まなくてはいけないといった特殊な状況下ではこの方法が効果を発揮するだろう。それと同時に、読書を続けていくとその読み終わった書籍の管理が問題になってくる。僕は読んだ本のほとんどを処分します。最近ではKindle版を買うことも増えてきたので読み終わった後もライブラリに残っていることもありますが、紙の本は嵩張るので積極的に処分していきます。まずは第一段階、もう一度読むなと思ったものだけ本棚に残し、第二段階、読み終わってから1年以内に2度目を読まなかった書籍も処分します。

仕事の環境は人それぞれですが、書類やメモが散らかった状態は生産性の観点からも避けたいところ。すぐに取り出せてまとまった状態を保つために書類をA3用紙1枚にまとめてみては?

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