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「ピラミッド構造」で考える技術|中村 俊介|思いつきですぐに言葉にしてしまう癖を治そう!

素早く考えをまとめて、言いたいことをきちんと伝えられるようになりたい!そんな悩みを持つ人への処方箋。思いつきですぐに言葉にしてしまう癖を治してロジカル思考の回路を脳内にインストール。

グルーピングとは?

説得力あるピラミッドをつくるための最初のルール、「グルーピング」について説明します。グルーピングとは「情報を似たもの同士でまとめて、意味のある順序で並べる」ことです。なぜグルーピングをすると説得力が増すかというと、情報はできるだけ少なくシンプルなほうが、伝える場面において、受け手が理解しやすくなるからです。たとえば、「理由は3つあって~」と言われれば、相手も聞く気になるでしょうが、「理由は9つあって~」と言われた瞬間に聞く気をなくしてしまいますよね。やはり情報は3つか4つぐらいのかたまりになっていたほうが説得力が増すのです。実際、「イチローピラミッド(第1章)」では、伝えるポイントを絞ることで、話がグンとわかりやすくなりました。また、グルーピングするときには「意味のある順番に並べる」のもポイントです。私たちは、ランダムに並んだ情報より、何らかの法則で並んだ情報のほうが理解しやすいからです。

要点を3つか4つのグループにまとめることで相手の聞く準備が整えられます。あまりに情報の構成要素が多すぎると聞く方も集中力が保たなかったりします。似た要素のものは一緒にしてなるべく各要素が意味のある順番になるように!

目的にかなった「主張」を述べる

「メッセージ」とは、一言で言えば「得られた情報から言えそうなことを抽出すること」です。ルール(1)の「グルーピング」と密接に関連していて、似たような情報をグルーピングした後に、その情報から言えそうなことを一言でまとめます。「メッセージ」のポイントは、次の2点です。(1)ただの要約やタイトルではなく、「主張」であること (2)目的と照らしたときに、「何らかの意味」があること。まずは(1)から見ていきましょう。メッセージを抽出するときに陥りがちなのが、ピラミッドの下段の情報を漏れなく拾い上げようとするあまり、単なる要約になってしまうパターンです。また、一言でまとめようとしてタイトルのようになってしまうケースもよくあります。必ず「主張」をすること。これが重要ポイントです。次に(2)ですが、ここで指す「目的」とは、ピラミッドをつくる「目的」のことです。単に、自分の頭を整理するだけではなく、「誰かに何らかのアクションをもらう」ことが「目的」になることも多いでしょう。たとえば、営業がお客様に提案するためにピラミッドを書くのであれば、目的は「お客様に買っていただくこと」になります。上司への報告であれば、「上司に知ってもらうこと」や「上司に何らかの対応をしてもらうこと」が目的になるでしょう。メッセージをつくるときに大切なのは、その目的に照らして「意味のある内容」にすることです。たとえば、上司に提案したいことがあるときに、ピラミッド構造で論旨を整理し、結論を伝えるとしましょう。単に提案をして満足、という人は少ないはずです。せっかく提案したからには、上司にイエスと言ってほしいわけです。だとしたら、上司にイエスと言ってもらえる主張になっていなければなりません。「いろいろ調べましたが、~するべきだと思います」と話すよりは、「こんな理由で、この企画は会社に利益をもたらします」と伝えたほうが、上司も「それはいいね」と納得するかもしれません。最終的に、上司が動いてくれればいいわけです。ですから、「根拠に基づく主張」になっているか、さらには、「相手が受け入れやすい表現」になっているかを考えていきます。

目的に沿った形で情報を伝えるということが大事。最終的に理解や肯定、譲歩を引き出すための伝え方は簡単ではありませんが、相手が受け入れやすい表現を使うことでそれを引き出すことが可能に。これが上手くなると頑なだったあなたの上司や顧客からも譲歩を引き出すことができるようになるでしょう。

なぜ、「読む」時にピラミッドが必要か?

ピラミッドを活用して「読む」をやってみましょう。ちなみに、ピラミッドを使って「読む」とこんな効果が期待できます。

・書き手の意図をすばやく正確に押さえることができる

・「批判的」な読み方ができる(自分の意見をもちやすくなる)

たとえば、新聞を漫然と読んでしまい、「結局、何が書いてあったんだっけ?」などと論点をつかめずじまいで終わってしまう、といった経験をしたことはありませんか。実は、読むときも、文章がどのような「ピラミッド構造」になっているかを意識して読んでいくと、こうしたことがなくなります。本章では「新聞記事」を用いてピラミッドで読み解く方法を説明していきます。

■「情報が頭に入らない」という悩みも解消!

新聞記事を読むときに陥りがちなのが、なんとなく読んで「フーン、そうなんだ」などと記事内容を鵜呑みにしてしまうパターンです。新聞記事は情報が整理されている上に、記者の主張も論理的に展開されており、学ぶべき内容が多いものです。しかし、書かれている事柄をそのまま鵜呑みにするだけでは少々もったいないように思います。これからは新聞記事を「自分自身の考えを深めるための材料」にしたいものです。そのためには「これは本当なのか?」と疑うような目も必要です。それでは、早速、課題に取り組んでみましょう。

読書や新聞、Webサイトなどの媒体で記事を読むときわかった気になるだけで終わるか、さらに深掘りするかはあなた次第。より理解を深めるために行動を起こす癖をつけていると理解は深まりますし知識量も自然と増えていきます。

どんな場面でも頭をフル回転させることができれば、様々なことに対応できます。頭の中を整理してピラミッド型に整理することで考えがまとまるように。仕事に役立つアウトプット術がここに!!

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