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99%の人がしていないたった1%の仕事のコツ|河野英太郎

 

効率的に仕事をして生産性を高める、今の世の中で求められること。バイトや非正規社員と正社員との時給に換算したときの格差を是正するために正社員に課されるそのスキルは武器にもなるし盾にもなる。

会議の趣旨を明確にする

会議には、どんどんアイデアを出す「ブレスト」 と、出てきたアイデアを元に整理し最終決定まで持っていく「エバリュエーション」 の二段階が存在します。 ブレストでは「相手のアイデアを否定せずアイデアを出す」ことがルールです。参加者のうちにたった一人でもこのルールを知らない人がいると、せっかくよいアイデアが出ても、その芽が一瞬で摘まれてしまいます。 つまり 会議においては、その日の趣旨が「ブレスト」なのか「エバリュエーション」なのかを、事前にはっきりさせておくことが重要 だということです。 出てきたアイデアをマインドマップやフレームワークで整理し、結論まで導くのが「エバリュエーション」です。このときには活発に批評や議論をし合って、結論にこぎつけます。 このように「ブレスト」と「エバリュエーション」では、なすべきことも、参加する人の姿勢も大きく変わるということです。 こうした趣旨の共有なくして、会議を行うことはできません。 あなたが会議リーダーであるならば、「今日の会議はブレストを主体に」とか、「前半はブレストをやり、後半はエバリュエーションを行います」など、参加者全員に共通認識を植えつけます。 そうすることで、ファシリテーターとしてのあなたの価値が発揮され、よりスムーズに会議は進行されるでしょう。

会議は何かを決定することが目的なため、ブレストでいくらアイデアを出したところで結果には結びつきづらい。何も決まらないなら意味がない。会議に要する時間、参加者、頻度をまず半分にしてみると会議が持つ時間と手間を一気に1/8にできる。これはなかなか良いアイデアだ。出席者には事前に内容を根回ししておけば、さらに効率的な運用ができるだろう。

ホワイトボードを使う

以前、「優秀な人の特徴」を複数のベテラン社員にヒアリングしたことがあるのですが、いろいろ意見が出てくる中で、不思議と一致したのが、 「優秀なヤツは、若手中堅ベテランに限らず、議論の最中に立ち上がってホワイトボードに書きはじめる」というものでした。 なるほど! と思ったので、それ以降、常にその視点で人を観察しているのですが、この法則は、ほぼ100%あてはまります。 この「優秀な人たち」がホワイトボードを使ってやろうとしているのは、言葉だけが行き来して、なかなか議論が前に進まない「空中戦」を避ける ことです。つまりホワイトボードで論点を整理し「つまり、こういうことですか?」と、会議参加者の認識を揃えるということです。 会議では 参加者全員が同じボードを見て確認することで、空中戦が続くのを避けられます。 言葉だけで意見を交わしていると、間違った理解をしているのに合意したかのような雰囲気で終わってしまったり、意思疎通が十分でないため相手の提案の確認に時間を費やすなどの、時間・労力のムダが発生します。 認識が揃えば、会議は次のステップに移ることができます。 「優秀な人」とそれ以外の人の違いは、こうした ちょっとしたアクション を取れるかどうかの違いだけです。 次回の会議でぜひトライしてください。

優秀な人ほど会議でホワイトボードを使う。会議の道筋をたて、問題解決に導くために、あるいは紛糾した議論を冷静に見つめ直してもらうためにホワイトボードに書くという行為は重要な意味をなす。意見の集約だ。

自らの限界を作らない

知識や技能を身につけても、なかなか仕事の成果につながらない─、そんなときは 気持ちの持ち方(マインドセット) に問題があります。マインドセットは、気合や根性、誠意といった「精神論」になりがちですが、実は考え方を少しだけ変えるだけで、大きく効果が上がります。 何かに「チャレンジしたい」「こうなりたい」という思いを持ったとき、「現実には無理だろうな」「自分にとっては高望みだ」 と、あきらめてしまうことはありませんか? あるいは他人から「そんなの無理だよ」「失敗するよ」とネガティブな「ダメ出し」を受けることであきらめてしまうこともあるでしょう。 「燕雀いずくんぞ 鴻鵠の志を知らんや」(小人物に大人物の志などわからないという『史記』の言葉)をご存知でしょうか。他人の高い志に対する周りの「ダメ出し」はさまざまです。 嫉妬 や 上から目線 といった「燕雀」のコメントのようなネガティブなものから、本当にあなたを心配、あるいはあなたの成長のためのアドバイスを意図したものまで色々です。ただ私は、 これらの「自分へのダメ出し」を、基本的には気にしないようにしています。 あるとき高校時代の恩師が「志望大学に行くための条件は何か知っているか?」と聞いたことがありました。彼はこう言いました。「教えてやろう。簡単だ。『行きたいと思うこと』だ」。行きたいと思っても行けるかどうかはわかりませんが、行きたいと思わない人は絶対に行けないということです。 自ら「ダメ出し」さえしなければ「チャレンジ目標」は簡単に決まります。 目標が決まれば、それを叶えるための計画と努力がはじまります。そして、失敗や挫折を繰り返しながら、人は工夫・成長し、目標へと近づけるのです。

目標を立てて、実行する、それが終わったらさらなる高みを目指して新たな目標設定することで、積み上げていく。そうすれば自ずと限界は超えていける。難題にぶつかったら時には同じ場所で、もがいたっていい。その先にこそ理想があるのだから。諦めてもいいが他のルートを試すことを忘れないでいればそれは諦めたことにならない。

仕事をする多くの人がわかっていても実践できていないことを鋭く指摘。組織で生き抜く術が書かれています。

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