プロフェッショナル・ミーティング｜長田英知｜51Blog｜ミーティングを5つのタイプに分類

参加者それぞれが自身の意見を所属部署の利害を重視して主張しあい何も決定しない、そんなイメージが社内ミーティングにはある。確かに重要な案件については慎重を期す場合もあるが、何も決まらないまま次回へ持ち越しでは詮無い。本書ではミーティングを5つのタイプに分類、適切なミーティング・タイプを選択する方法を紹介。

業務時間の１５.４%は会議に占められている

会社で開催される会議の全体業務に占める割合は平均して15.4％になるそうです。ちなみに業種別で最も会議の割合が高かったのは通信・メディア業で、会議が業務の約2割を占めていました。週5日勤務の社員は、毎週1日をまるまる会議に費やしている計算になります。ではこれだけ多くの時間を使って行っている会議に、社員の皆さんはどのような価値を見出しているのでしょうか？

同じ調査で「会社で開催される会議等は価値創造（仕事の生産性向上、イノベーションの創出等）に貢献していると思いますか」と尋ねたところ、「まったくそう思わない」「あまりそう思わない」と答えた人の割合は66.9％でした。実に3人に2人は、会社の会議が生産性向上やイノベーションといった価値の創造に貢献していないと答えたのです。

この回答割合は、会社の従業員規模によって変わらないという結果も出されています。たとえば従業員数が5000人以上の企業では「まったくそう思わない」「あまりそう思わない」の合計は67.9％であったのに対し、99人以下の企業では合計が66.9％と、ほとんど変わらない結果となっています。

一方、業種別の回答結果からは興味深い傾向を見てとることができます。それは、会議が多いと答えた業種ほど、会議が価値創造に貢献していないと答える割合が減少するということです。本調査では、会議の業務占有割合が多い業種は、上から通信・メディア業（19.5％）、製造業（17.9％）、コンピュータ・情報サービス業（17.9％）となっていますが、この3業種で会議が価値創造に貢献していないと答えた人の割合は59.6％、65.4％、66.4％と、業種別で最も割合が低い3業種となっているのです。

なぜ会議時間が長いほうが、会議に対する評価が相対的に高くなるのでしょうか？

その理由は、行われている会議の種類ややり方にあるようです。

とりあえず会議しとけばなんとなく仕事した気になるといった風潮はある。しかし、できる人ほどその会議がかったるくて耐えられない。無駄な時間を費やすリーダーに辟易しているわけだ。会議が多い職種ほど参加者はだるい思いを強いられる。そんな会議のやり方を変えていく書籍。

5つのミーティングタイプを社外ミーティングで活用する

①合意形成型ミーティング

合意形成型ミーティングは、クライアントのマネジメントレベルとの合意形成、たとえば契約内容や金額交渉の場面で活用することができます。ただ、社内ミーティングではマネジメントである読者の皆さんが上位の立場にあるのに対し、社外ミーティングではクライアントのほうが上位の立場にあるため、特にメンバー側に立ったコツ（コツその12）が応用できるでしょう。

②セレモニー型ミーティング

クライアントとのリレーションを維持・強化するひとつの手段として、クライアントを招待したセミナーやイベントを定期的に行うことがあります。セレモニー型ミーティングは、このような場の設計において有効に活用することができます。セレモニー型ミーティングの難しさは、マンネリ化することなく、非日常の体験を毎年のように与え続けなくてはならないところにあります。社内のセレモニーについては社員はマンネリ化したイベントでも参加せざるを得ませんが、クライアントはそうはいきません。したがって会場を変えてみる、スペシャルゲストを呼んでみるなどの工夫により、毎回、新鮮な印象をクライアントに与えることが重要となってきます。また、クライアントとの一体感をセレモニー型ミーティングを通じて高めるためには、ミーティング内での講演やパネルディスカッションをお願いすることも効果的です。プレゼンテーターを引き受けることで、クライアントは心理的にあなたの会社により近くなったという心象を持つようになります。

③進捗確認型ミーティング

進捗確認型ミーティングは、クライアントから請け負っているプロジェクトの進捗報告の手法として活用することができます。実際、本書で述べた進捗確認型ミーティングの方法論は、私がこれまで請け負ってきたコンサルティングプロジェクトで標準的に活用してきたものです。過去の経験からも公共部門や企業、コンサルティングからITプロジェクトまで、この仕組みは汎用的に適用可能であるといえます。また報告フォーマットは、クライアントと自社の間での活用のみならず、JVを組んでいる企業や発注先企業にも活用してもらうことで、効率よく統一した進捗管理を行うことが可能となります。

④リソース調整型ミーティング／⑤アイデアソン型ミーティング

リソース調整型ミーティングとアイデアソン型ミーティングは、クライアントへのサービス提供中に深刻な課題・リスクが生じた際に、解決策を探るための手法として活用すると効果的です。そのほかにも、たとえば、協業して新規事業を立案するとき、協業相手と一緒にアイデアソン型ミーティングを行うことで、新しいアイデアを生み出すことが可能となります。

社外ミーティングの種類を4つにわけ、それぞれの利点、欠点を解説。社内と違って相手の方が立場がうえの場合も多くそこに難しさがある。効果的なミーティングの参考になればと思う。

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