会社は無駄が9割会社に巣食う３つのムダ｜山口智朗

会社には無駄が多い。無駄をなくして強い会社になるためのヒントがここに。あなたの会社にはまだ手をつけていない無駄が巣食っているかも。

「すべて自社でやるムダ」をなくす

自分たちでできる仕事を、お金を出してまで依頼する必要が本当にあるのかわからない。だから、社内で抱えてしまうのです。しかし、コストを惜しんで内製化した結果、担当者が疲弊したり、本業がおろそかになっているとしたら、アウトソーシングをしない理由が見当たりません。「ＩＳＯ総合研究所」には、かつてホームページ制作専任の社員が３人いました。３人もいれば仕事は円滑に進むだろうと考えたのですが、私の見込み違いでした。自社の売上を支えるページの更新は滞り、また、請け負っていた外部のホームページ（当社では、コーポレートサイト作成・維持運営も行っています）の制作にも支障が出始めたのです。多忙な社員は不満を口にし、やがて会社を辞めてしまう。人が定着しない。本当に困りました。社員を１人雇用するのに、月に 20 万円以上はかかっていました。３人で 60 万円以上です。社員が辞めたら新たに人材を補充しなければなりませんから、採用コストも必要になります。あるとき、「外部に依頼してはどうか」と思いつき、ホームページの制作を外部に委託してみることにしたのです。結果は予想をはるかに超えて、仕上がりも、納期も、クオリティーも、そして費用も満足のいくものになりました。なぜ内製にこだわったのか、いまでは不思議なくらいです。

ホームページの作成のために自社の社員を起用するとなるとWeb担当者の人件費がかかり続けます。ならば外注してしまった方が圧倒的に安い。Web作成の会社に依頼すると高くつきますが、フリーランスでもそこそこのサイトを構築することができる人はいくらでもいます。そうした人材と関係を続ければ社内でWebに関する問題が発生した時にも力になってくれる心強い味方になってくれることも。自社のWeb担当者が作るしょぼいサイトとは比べ物にならない高品質でかっこいいサイトが仕上がることでしょう。フリーランスに発注する際は過去の作品をみてみるとイメージがつかみやすいと思います。

「『もったいない』のムダ」をなくす

当社では、私を含めた社員全員が、「最新モデル」のノートパソコンを使っています。新製品として購入しますから、割引などは、ほとんど期待できません。かなりの金額を投資していることになります。一見すると、もったいないと思われるかもしれません。「型落ち」のモデルを安価で購入して長く使ったほうが、コストを抑えることができるからです。しかし、「最新モデル」は、旧モデルと比較して処理能力が格段に速く、容量も数倍に増えています。通信速度も段違いです。出先にいても、会社のデスクにいるのと何ら遜色のない仕事ができます。まったくのストレスフリー。値段以上にプラスの恩恵を受けているのを感じます。パソコンは日々の業務に使うものですが、頻繁に壊れるものではありません。ひと昔どころか、ふた昔前の機種を使い続けている会社もあります。たしかに、メールやビジネス文書の作成程度なら旧モデルでも十分です。けれど、処理速度が遅いために、データの排出やプリントアウトに時間がかかることがあります。仮に、書類をプリントアウトするのに、「書類１部につき、１分」余計に時間がかかるとしたら、 10 部で 10 分、 20 部で 20 分、１００部だと１時間 40 分もムダな時間を過ごしていることになります。重い、遅いパソコン相手に過ごすムダな時間こそ、私はもったいないと思います。目先の出費を抑えるために、本業がストレスにさらされるのは、本末転倒もいいところです。

パソコンもそうですが、ガジェットは最新のものにした方が作業効率は圧倒的に上がります。パソコンを最新のものに変える恩恵は僕も実感しています。動画編集をしている時、レンダリングに時間がかかってパソコンがウンウン唸って、もっさりした動きになってしまうのを解消してくれたり。書き出し速度が圧倒的に上がって時短になったり。僕の様に趣味で使ってる人でも恩恵を受けられるのですから、仕事にしている人は尚更だと思います。

「繰り返し言わないムダ」をなくす

小山社長がすごいのは、相手が覚えるまで、何度も言い続けていることです。「どうせ言ってもダメ」「何度言っても、わかるわけがない」と決めつけずに、相手の行動が変わるまで、同じことを言い続ける。その姿勢に感服します。「みなさん、○ページを開いてください。いま武蔵野の経営サポート会員は約５００社。 20 年間で、倒産ゼロ。５社に１社が過去最高益」「やっていることは、経営計画書と環境整備。この２つだけ」毎月同じことを言い続けています。私まで覚えてしまいました。本人の行動が変わらないのは、まだ理解していないからです。つまり、こちらの言葉が相手に届いていない証拠です。相手の行動が変わらなければ、それは、何も言ってないのと同じだと思います。人を指導する、教育するのにムダなことはありません。同じことを何度も、何度も、繰り返し言い続けるしか、相手に届ける方法はありません。遠回りのように思うかもしれませんが、「言い続けること」が、相手の理解を促す最短距離ではないでしょうか。

根気強く同じことを繰り返し言うことで同じビジョンを共有できると言うことです。

あなたの会社にも無駄が確実にあると思います。それが何かを調べるのに役立つ書籍。自分の会社にまだこんな無駄があったという気づきを得ることができます。

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