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とにかくすぐやる人の仕事の習慣|豊田 圭一|ダラダラ人間からビシビシ人間に変身できます。

なんでも先延ばしにする人が「すぐやるスキル」を身につけるための本。とにかくすぐやる人(=仕事ができる人)のノウハウをまとめてあります。一つずつでも実行すればあなたもすぐやる仕事の習慣が身につきます。

完璧を目指さない

完璧な仕事を目指そうとする気持ちは素晴らしいかもしれませんが、そもそも完璧な仕事って何でしょうか?

私は、自分が思う完璧が「完璧な仕事」になるのは、芸術家のケースに限られるような気がします。それも顧客(買い手)のいない芸術作品です。

しかし、仕事には必ず顧客(依頼主)がいます。そして、「完璧な仕事」とは依頼主が100%満足する仕事、つまり、顧客にとっての完璧を指すわけです。

となると、自分が完璧だと思った仕事も、顧客が全然ダメだと判断すれば、その仕事は完璧からは程遠いものになってしまいます。顧客満足を与えていないのだから当然です。

そのため、私のアドバイスは「完璧を目指さない」ということです。

自分で100%の仕事を目指そうとするとキリがありません。80%で十分顧客は満足するのに納期を伸ばしてまで100%まで高めようとするのはナンセンス。相手の求める水準もさまざまなのでそこそこで仕事を完結する習慣があればスピード感を犠牲にせずに仕事ができます。

メールは読む前に返信ボタンを押す

全部のメールに目を通し、どれから返していこうか? なんて、優先順位を考えて返すなんて時間のムダです。だって、一度目を通したうえで、さらに返信する際にまた読むわけですから二度読むことになって非効率です。

だから、私はメールを上から順番に処理していきます。順番に読みながら、出たとこ勝負で、返信不要のメールはフォルダに移動し、返信が必要なメールにはその場で返信です。そして、返信し終わったら、フォルダに移動。そして、受信箱からメールがなくなったら終了というわけです。

もちろん、すべてその場で解決できるメールばかりではありません。でも、その場合でも何らかの返信をするようにします。例えば、「こちらの件、確認したうえで改めてメールいたします」とか。なぜなら、返信をしなければ、メールを送った相手にとってはこちらがそれをちゃんと読んだのかもわからないのですから。

こうして、上から順番に即レスを心がけている私ですが、メールを読みながら、「これはどうやって返そうか?」と返信ボタンを押す手が躊躇することもありました。だから、最近は即レスするための方法をもっと進化させることにしました。

それは、「メールを読む前に返信ボタンを押してしまう!」という方法です。返信メールの中で、相手のメッセージを読み、そのまま返信するのです。こうすると、 返信を躊躇する気持ちが排除されます。

スマホの設定を変えることでも余計なメールを読まなくてよくなります。大事な仕事相手などはVIP設定しておくとそれ以外のメールは仕分けされるので、煩わしさから解放されます。ぜひお試しを。

仕事を効率化してすぐ取り組めるようになる習慣を取り入れて仕事を加速させましょう。ダラダラと先延ばしにして納期などが迫って焦りがちな人にお勧めの書籍。

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