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IDEA HACKS!|原尻 淳一 , 小山 龍介|「スピーディに、楽して、効率よく」仕事をこなすノウハウ

IT関連業者を中心に日本でもお馴染みとなってきた「Life Hacks」(効率よく仕事をこなし、高い生産性を上げ、人生のクオリティを向上させようとする取り組み)。「スピーディに、楽して、効率よく」仕事をこなすノウハウを、Tips(小ネタ)形式で紹介!

ノートをアイデアの源泉に

メモをしっかりととっていく一方で、もっと重要なのがノートの扱いです。たくさんの情報を書き込んでしまうからこそ、ルールを決めてしっかり管理しておきたいところ。そうすれば、いざというとき、「どこに書いたっけ?」とあわてふためいたりしないですむし、さらには、 ノートをアイデア製造器として二〇〇%活用できます。

まず、ノートは一冊だけにします。よく、分野別や顧客別にノートを使い分けている人もいますが、何冊もノートが増えると、それだけでノートを忘れる可能性が高くなります。それに、分野をまたいだり、ふたつの顧客が関連したりする場合、どちらのノートに書き込んでいいかわからなくなります。そうしたことを考えると、一冊にまとめたほうがいい、ということになります。しかし、ここで問題になるのが、「どこに何があるかわからなくなる」ということ。異なる情報がたくさん入りすぎて、ノートが、いわばブラックボックス化してしまうわけです。

それらの問題を解決するためには、 わかりやすいインデックスをつけることが重要 になります。Googleは、世の中にある情報すべてをインデックス化していくという野望を持っているといわれますが、 インデックスさえついていれば、究極的にはなんでも検索可能 なわけです。だからこそ、ノートにある情報にインデックスをつけていくことが大切なのです。わたしはいろいろ試行錯誤した結果、どうやら一番すぐれたインデックスは「時間軸」だとわかってきました。

脳は細かなことは忘れっぽいのですが、時間の順序はあまり間違えません。たとえば、一週間前の打ち合わせと、おとといの打ち合わせを混同したりしない。なぜ混同しないかというと、そこには、「こうこう、こういう経緯があってこうなった」という物語があるからです。

メモをしっかり残すノート術。しかし僕のように字が汚い人間にとってノートは美しくない代物。なのでメモは「Notion」と言うアプリで一元管理しています。データベースとしても優秀なこのアプリ。使い始める時少し時間を要しますが、使い慣れればこれほど便利で汎用性の高いアプリはなかなかないかと。

スケジュール管理

一週間スケジュール表には大きな欠点があります。それは 中期的な視野でのスケジュールが把握できない ということです。たとえば、三か月先のお盆休みあたり、仕事が忙しいのかどうなのか。来期のプロジェクトの見込みはどうなっているのか。もっと受注すべきなのか、仕事のキャパシティから少し抑えめにしておくべきなのか。さらには、将来のキャリアアップのために、いまどのような勉強をすべきなのか。こうしたことがらは、一週間のスケジュールでは管理できません。

そこでオススメなのが、三か月スケジュール表です。多くのスケジュールソフトは、三か月をプリントアウトできないので、一か月のスケジュールを三か月分プリントアウトすることになると思います。これをざっと眺めてみる。これをやる人とやらない人では、長期的に大きな差が出てきます。

三か月という数字は、会社のいわゆる四半期にあたります。学校の一学期も三~四か月です。とすると、一年の計ならぬ、三か月の計を立てていくことが、どうやら社会的にも重要だと認識されているようです。ちなみにわたしの経験上、物事に飽きがくるのも三か月です(飽きっぽい性格といわれます)。ものを学ぶのにも、まずは三か月やってみる。これも三か月スケジュールの検討事項です。

さらに、三か月の計画を立てるときには、三つの視点でとらえていくことが重要です。たとえば、家庭を持っている人であれば、

①会社

②家庭や社会

③自分

という視点です。一週間スケジュール表では仕事一色になっている人も多いと思います。それを三か月という期間でとらえ直すことは、家族や自分をおろそかにしていないか、問い直すチャンスになるわけです。ちなみに会社の戦略では、3C(Company、Competitor、Customer)でとらえるべきである、といわれています。少なくとも三つの異なる視点で見つめ直すことが重要なのです。

スローライフが話題になっていますが、個人的な意見としては、この三か月スケジュールをとらえ直すことこそが、スローライフの出発点だと思っています。三か月で季節は移ろいます。その季節感を感じながら、自分の三か月を計画する。そういう中期的な視点がスローライフの余裕につながってきます。

わたしは毎月末に、この三か月スケジュールをプリントアウトしています。どんなに忙しい時期でも、このスケジュール表を眺めると、少しゆったりとした気分になります。

企業の業績発表などと同じ四半期(3ヶ月)でのスケジュール管理は皆が使っているのでそれなりに効果のある管理方法。どんなに日々のタスクが多くとも少し俯瞰して3ヶ月という単位で見ることで心が落ち着きます。

デジタル社会のライフハックで皆がどんなTipsを使っているのか覗き見ができる書籍。それは俺もやってると共感しながら新しいハックをインストールすれば日々のタスクも難なく管理できるように!!

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