地味でシンプルだけど、効果絶大な49のちょっとした習慣

2020年12月30日

ポジションの高いエリートであるエグゼクティブたちは、プライドが高くて一緒に働きにくいと思われているのか、他の部署の社員には、「いろいろうるさく言われて大変そう。ストレスたまるでしょ？」と、よく哀れみの言葉をかけられていたという。周りにはそんな風に見られていたが、実際には、こんなにも知的好奇心が刺激され、優秀な彼らの思考回路や働きぶりを間近で学ばせてもらいラッキーだったとも。トップのエグゼクティブになればなるほどコミュニケーションの能力が高く他人にストレスを与えることも少ないのだとか。彼らが心がけるコミュニケーションの基本を学んでいきましょう。

返信したくなるメールの書き方とは？

エグゼクティブが行なっているメールテクニック、五つのポイントをお教えしましょう。

件名が目に留まるよう工夫する

相手へのリクエストを明確にする

選択肢から選ばせる

返信期限をつける

パーソナライズする

件名が目に留まるよう工夫する

一日何十通も受け取るビジネスパーソンは受信した際に一番最初に目に入る件名でそのメールを読むか読まないか判断します。【要返信前回会議のアクションプラン】【重要会議日程変更】など、内容がわかる件名を付け目立たせます。「Re:〜」や「お世話になっています」などでは全く目に留まりません。

相手へのリクエストを明確にする

相手へのリクエストとは、どんなアクションを起こして欲しいのか本文にわかりやすく書きます。こうして欲しいというメッセージが伝われば、相手もアクションしやすくなります。

選択肢から選ばせる

例えば会議の日程だと、「ご都合のいい日をお知らせください」より「5月の最終週ではいつご都合がよろしいでしょうか」など、ある程度限定した範囲を指定する方が相手の負担になりません。選択肢をあらかじめ決めてしまうのです。

返信期限をつける

失礼のない程度に、返信期限を3日後や5日後に設定、明記しておきます。「お忙しいところ恐れ入りますが」などとクッションを入れつつ期限をつけると返信はスムーズに。

パーソナライズする

メールの本文にパーソナライズの文を入れることで、味気ないビジネスメールが温かい人間味のあるメールへと変わります。「この前は、企画運営のサポートありがとうございました」「忘年会のシーズンですね。飲み過ぎには注意してくださいね」など。

誰もが共感できる言葉に変換して話す

プレゼンの天才といわれたスティーブ・ジョブズも、新製品発表の場で難しい専門用語は使いませんでした。一般の人には複雑で理解しづらいIT単語を並べても、伝えたいことは伝わらないからです。「ポケットに1000曲（iPod）」「アップルが電話を再発明する（iPhone）」「世界で最も薄いノートパソコン（MacBook Air）」誰もが理解できるシンプルな表現をすることで、聴衆を魅了し、強烈なインパクトを与えることで心を動かし、人々の購買意欲を高めることに成功した例です。

専門職の人にありがちな、専門用語を羅列しての説明。これでは正しく情報が伝わらない場合も。相手の目線に立って、相手の子ことを動かす言葉をチョイスすることでコミュニケーションをうまく図ることができます。

会議を30分で終わらせるためにやっていること

私は外国人エグゼクティブの秘書として、同時通訳（時に、逐次通訳）というサポートもするため、彼らと一緒に会議に同席する機会が多くありました。会議はどうしても長くなりがちです。そのため社内会議の数が多くなると、自分の時間が確保できない状態になります。その対処法として、私の上司が開く会議は「最長30分」と時間を制限したルールを設けていました。会議では、発表者が直接、プレゼンすることはありません。事前に、発表者と通訳者である私が打ち合わせをし、私がプレゼンの内容をできるだけわかりやすく要約して、それを上司に説明しておくのです。会議で必要な資料は、事前に上司に送るように指示をしています。したがって、上司は会議前に資料を読み込んで出席できます。そのため、会議は上司が発表者に質問する形で進行していきます。

日本の企業は会議が多いと言われて久しいですが、こうした取り組みによって会議の時間を減らすことができれば、ここの業務に支障が出るようなことはありません。ちょっとしたことで貴重な時間を確保できる好例です。

服装は全ての国の人にとって基準になる

エグゼクティブ同士が集まって話し始めると、よく服装が話題に上がります。「〇〇さんって誰だっけ？」「いつもシワシワなシャツを着てる人」「この前の役員会議でスリーピースを着てた人」「あー、わかったあの人ね」などです。人の印象は服装や姿勢などの外見で決まることが多いのも事実です。シャツにアイロンがかけられておらずシワシワ、スーツがくたびれている、肩にフケが‥‥というのはビジネスシーンで不適切です。

身だしなみ一つで信頼を損なうことだってあるので、日頃から清潔感のある格好をしたいものですよね。何も流行に乗ったスタイリッシュなものである必要はありませんが、清潔感は大事にした方が良さそうです。

数多くのエグゼクティブのそばで彼らの行動を見てきた著者による49のちょっとした習慣。すぐに取り入れられそうなものから取り入れていきたいです。